1. Sizin davranışınızı nəzərə al
Növbəti tapşırığa keçmək üçün mümkün qədər tez işlər görməyə tələsir olduğumuz bir dünyada belə e-poçtunuzda yaxşı davranışlar etmək üçün vaxt ayırın.
"Xahiş edirik" və "təşəkkür edirik" deyə laqeyd yanaşmayın.
İnsanlara müraciət edərkən, yaxşı və ya heç bir şey bilməmisiniz, ya da yalnız rəsmi əlaqələriniz varsa, onlara başqaları tərəfindən müraciət etmədikləri halda başlıq və soyadı ilə müraciət edin. Məsələn, "Hörmətli Cənab Ağ" ya da "Sevgili Ms Gray" deyin. Bir e-poçta cavab verirsinizsə və orijinal mesajın göndəricisi yalnız onun adı ilə imzaladıqda, təhlükəsiz şəkildə eyni şəkildə müraciət etməyinizi təhlükəsiz hesab edə bilərsiniz.
2. Tonunun izini çəkin
Səs, bir yazıçı kimi, e-poçt mesajında münasibətinizi necə ifadə edə bilər. Bu, necə alındığına təsir göstərir. Siz adətən, hörmətli, dostluq və əlçatan olaraq alıcıya rast gəlməkdən əmin olmaq istərdiniz. Siz tələsik və ya tələb etmək istəmirsiniz. Göndərməzdən əvvəl mesajınızı bir neçə dəfə təkrarlayın.
Daha əvvəl ünsiyyət qurduğunuz birinizə yazarkən "Mən sənə yaxşıdır" deyə dostluq bir şey söyləyərək başlasın. Emojis səsi daha asanlıqla çatdırmaqda kömək edə bilər, baxmayaraq ki, siz çox qeyri-rəsmi əlaqələriniz olan birinizə yazmırsınızsa, onları peşə elektron poçtundan istifadə etməyin.
Potensial işəgötürənə yazarkən onları heç vaxt istifadə etməyin.
Hər zaman bir məktub yazmaq və ya bütün böyük məktublarda bir hissəsi yazmaq üçün zəif e-poçt etikası sayılır. Sizi qışqırırsan kimi görünəcəksən.
3. Qısa olun
Məşğul insanların bir dəqiqəlik fərdi e-poçt oxumaqdan daha çox vaxt sərf etməməsi və ya niyyətləri yoxdur.
Qəbul edəninizin mesajınızı tez bir zamanda oxumasına və hələ də başa düşməsinə icazə vermək istəsəniz, qısa məlumat verməlisiniz.
Bununla belə, müvafiq detalları tərk etməyin. Mesajınızın yazdığınız səbəbi ilk növbədə yazdığınızdan əmin olun. Siz ifşa etdiyiniz detalları izah etməyə çalışarkən, geri və irəliləyişlə sona çatarsanız, heç kim vaxt saxlaya bilməz.
4. Texting Abbreviaturaları istifadə etməyin
Vaxtınıza qənaət etmək istəyirsinizsə də, professional e-poçtunuzda mətnlərin kısaltmalarını istifadə etməməlisiniz. Çox sayda mətn yazarsanız, dostlarınızla danışmaq üçün bir növ stent istifadə etməyə alışmış ola bilərsiniz. Məsələn, "siz", "sizin" və "xahiş edirik" əvəzinə "u", "ur" və "plz" istifadə edə bilərsiniz. Bu qısaltmalar işgüzar yazışmalarda heç bir yerə sahib deyil, alıcının təsadüfi əlaqələriniz olan kimsədir.
5. Professional E-poçt ünvanı istifadə edin
Mövcud işinizlə bağlı mesajlar üçün həmişə sizin təyin etdiyiniz işəgötürəninizin e-poçt ünvanından istifadə edin. Bununla yanaşı, işinizlə əlaqəsi olmayan mesajları, məsələn, yenisini axtarırsınızsa, heç vaxt istifadə etməməlisiniz. Bunun əvəzinə fərdi e-poçt hesabı istifadə edin.
Şəxsi hesabınız yoxdursa, məsələn, xidmət üçün qeydiyyatdan keçirdiyiniz zaman təmin edən internet xidmət təminatçınız pulsuz e-poçt hesabı əldə edin.
Professional səslənən bir ünvan qurmaq üçün Gmail və ya başqa xidmətdən istifadə edin. Aptal və ya düşüncəli bir şey istifadə etməyin. İlk başlanğıc və soyadınız və ya tam adınız müvafiq seçimdir.
6. Yazı və qrammatikanın sayını unutma
E-poçtunuzu diqqətlə oxuduğunuz vacibdir. Qətiyyən məşğul olmağınızdan asılı olmayaraq bu kritik addımın heç vaxt laqeyd yanaşmayın. Diqqətli olmaq istədiyin şey düzgün yazım və düzgün qrammatikasıdır. Ortaq sözləri düzgün yazımla yanaşı, alıcının və onun şirkətinin adını da daxil olmaqla, insanların adlarını düzgün yazmaq istərsiniz.
Yazım damağına çox ağırlıq verməyə diqqət yetirin. Yanlış istifadə edildikdə sözlərin yazıldığına diqqət yetirmirlər. Məsələn, bir yazım denetleyicisi, cümledeki "mənim üçün suallar var" sözünü "," deyəcəkdir, baxmayaraq ki bu çərçivədə "iki" olmalıdır. Merriam-Webster kimi pulsuz bir onlayn lüğətdən istifadə edərək əmin olmursunuz.