Yığıncaq protokolu necə alınacaq

İş yerində Yığıncağın və Konfransın yazılı bir qeydinin saxlanması

Yığıncaq protokolu, görüş və ya konfransın rəsmi yazılı qeydləri kimi xidmət edən ətraflı qeydlərdir. Yığıncaq məsul şəxs adətən iştirakçılardan birinin bu vəzifəyə meyl etməsini xahiş edir. Bir gün, kimsə sənin ola bilər! Bu çətin bir iş olmasa da, bu, vacibdir. Yığıncaq protokolu nə olduğuna dair rəsmi bir qeyd olduğundan, dəqiqlik tələb olunur. Lazım gələrsə, insanların daha sonra müraciət edə biləcəyi ətraflı qeydləri ala biləcəksiniz.

Burada bu işi zərifliklə idarə etməyə kömək edən bəzi göstəricilər var. Yığıncaqdan əvvəl, zaman və sonra nə edəcəyini öyrənin.

Yığıncaqdan əvvəl

• Qeydi alətinizi seçin: Sizə lazım olan ilk şey qeydlərinizi necə aparacağınıza qərar verir. Siz köhnə məktəbə getməyəcək və qələm və kağızdan istifadə edəcəksinizmi və ya texnoloji kompüter, tablet və ya smartfondan istifadə edəcəksiniz. Müəyyən bir metoddan istifadə etməyinizə üstünlük verdiyini görmək üçün patronunuzla yoxlayın. Çox ehtimal ki, mümkündür.
• Seçdiyiniz alətin işləməyinizə əmin ol və yalnız orijinal bir uğursuz halda bir ehtiyatınız var. Məsələn bir dizüstü kompüter gətirsəniz, qələm və kağız da lazımlıdır. Kompüterinizin çökməsi halında yazmaq üçün bir şey axtararkən iclasın dayandırılmasını istəmirsiniz.
• Yığıncaq başlamazdan əvvəl yığıncağın gündəmi oxuyun. Bu, dəqiqələriniz üçün bir xülasə hazırlamaq üçün imkan verir. Hər bir maddənin altına bir yer ayırın və orada yazınızı yaz. Bunu edərkən işinizi bir az daha asanlaşdıracaq, yığıncağı idarə edən adam gündəmə gələrsə.

Yığıncaqda

• Bir iştirak kitabçasının ətrafında keçin və hər kəsin imzalandığından əmin olun. Rəsmi iclas protokollarına bütün iştirakçıların siyahısını əlavə etməlisiniz.
• Hər kəsin kim olduğunu bildiyinizə əmin olun. Beləliklə, kimin danışdığını və bu məlumatları düzgün qeyd etdiyini müəyyən edə bilərsiniz.
• Yığıncağın başladığı vaxta diqqət yetirin.

• Hər bir şərh yazmağa çalışmayın. Yalnız əsas fikirləri ehtiva etmək yaxşıdır. Qəbul etdiyiniz məqamları tərk etməmək üçün çox diqqətli olun. Sizin fikirləriniz təsir etməməlidir. Xatırladaq ki, bu, rəsmi hesabdır və baş verənlər barədə fikirlərinizi yox!
• Onlara xas olan bütün hərəkətləri yazmaq və səslərin nəticələrini yazmaq; bir hərəkətə kimin verdiyini yazmaq lazım deyil. Əlbəttə, təşkilatınızın qaydaları fərqlənə bilər, belə ki, ilk növbədə onları təsdiq edin.
• Növbəti iclasınadək istənilən hərəkət və ya müzakirələr üzrə səsvermə təxirə salınırsa, bunları qeyd edin.
• Görüşün bitmə vaxtı qeyd edin.

Yığıncaqdan sonra

• Yığıncaqdan sonra mümkün olan ən qısa zamanda dəqiqələri yazın, hər şey yenə də nəzərə alınır. Qeydlərinizdə bir səhv taparsanız və ya bir sualınız varsa, digər iştirakçılarla söhbət etməklə onu tez bir zamanda təmizləyin.
• Protokolun yekun surətində təşkilatın adını, komitənin adını, görüş növünü (gündəlik, həftəlik, aylıq, illik və ya xüsusi) və onun məqsədini daxil edin.
• Başladığı və başa çatdığı vaxt verin.
• Yığıncağın iştirakçılarını və iştirak edənləri qeyd edin. Buradan da dəqiqələr aldığınızı göstərə bilərsiniz. Adınızı iştirakçıların siyahısına daxil edin və adınızdan sonra parantezdə, dəqiqələrinizi söylədiyinizi söyləyin. Alternativ olaraq, sənədin sonunda, "Nüfuzlu şəkildə göndərilmiş" yazaraq imzalayaraq adınızı yaza bilərsiniz.

• Onlara təqdim etməzdən öncə protokolu düzəldin. Onlara baxmaq üçün dəvət olunan bir başqasından soruşun. Təsadüfən bir şey buraxdığınız təqdirdə o sizə xəbər verə biləcək.
• Başqa qaydada göstərilmədiyi təqdirdə, yığıncağı qaçan şəxsə göndərin.