Sizin hazırladığınız istənilən nəticələrinizə nail olmağınızı müəyyən edir
İclas protokolları ilə bir araya gəldikdə iştirakçıların iştirak etdiyi sənədlər gündəmdə görüşün planı və əvvəlki iclasın məlumatlandırılmasıdır.
Yığıncaqda müntəzəm olaraq planlaşdırılmayan bir gündəmi inkişaf etdirdiyinizdə, aşağıdakı addımlar sizə kömək edəcəkdir. Daha sonra bu yazıda müntəzəm olaraq planlaşdırılan iclas üçün bir gündəm şablonu görəcəksiniz. İki növ yığıncaq eyni gündəm maddələrini paylaşır, amma eyni deyil.
Yığıncaq gündəmini inkişaf etdirir
Birincisi, yığıncağı planlaşdırmanıza kömək etmək üçün digər işçilərin lazım olub olmadığını müəyyənləşdirin. Sonra yığıncağı keçirməklə həyata keçirməyi ümid etdiyinizə qərar verin. Görüşməyiniz üçün əlverişli məqsədlər yaradın. Seçdiyiniz məqsədlər effektiv görüş planı üçün çərçivə quracaqdır. Görüşmənin müddətində məqbul şəkildə əldə edilə biləcəyinizdən çox planlaşdırmadığınızdan əmin olun.
Stephen Covey "Sevimli Təsirli Yeddi Alışkanlıklarda" dediyi kimi, "Axırda başa düşə bilərik". Yığıncaq məqsədiniz iclasın fokusunu, iclas gündəmini və iclas iştirakçılarını təyin edəcəkdir.
Gündəm qurmaq görüş üçün bir plan hazırlayır.
Yığıncaq aparmaqla həyata keçirməyə çalışdığınız əsas məqsədi və məqsədi ilə başlayırsınız. Məqsədinizə əsasən qərar verdikdən sonra gündəminizi planlaşdırmaq üçün əlavə işçilərin köməyinə ehtiyacınız olub-olmadığını müəyyənləşdirməlisiniz. Bəli, əlavə yığıncağa ehtiyac yaratmamaq üçün yığıncaq gündəliyinizi adətən e-poçt və ya mətnlərlə etmək üçün sizi dəvət edin.
Yığıncaq gündəmini inkişaf etdirdiyiniz kimi qərar verin
Ümumi məqsədinizi təyin etdikdən sonra siz və ya qrupunuz aşağıdakı qərarlar qəbul etməlidirlər. Görüşün məqsədi və məqsədi ilə yanaşı, bu maddələrin hər biri görüş gündəmində görünür.
- Həqiqi yığıncaq üçün lazımlı iştirakçılar,
- Məqsəd və ya məqsədin həyata keçirilməsinə gətirib çıxaracaq müzakirəyə və ya hərəkətə ehtiyacı olan maddələr,
- Qrupu gözlədiyiniz vaxtın hər bir maddənin müzakirəsi üçün ehtiyacınız olacaq,
- Yığıncaq üçün tarix və vaxt,
- Yığıncaq üçün bütün iştirakçıları rahatlıqla keçirəcək uyğun bir yer,
- Yığıncaq üçün hazırlıq. Bu, əvvəlcədən görüşmədən hər hansı bir oxu, sənəd , məlumat, görüş dəqiqəsi və ya faktiki iclasın uğurlu olacağına dair hər hansı bir hazırlıq daxildir. Bu hazırlıq, yığıncağın xəbərdar edilməsinə və gündəmə dəvət edildiyi zaman iştirakçılara göndərilməlidir.
Yuxarıda göstərilən qərar maddələrinə əlavə olaraq, standart görüş gündəmindəki maddələr daxil olmalıdır:
- Yığıncaqın məqsədini, gündəmini və gözlənilən nəticələrini və məhsulunu nəzərdən keçirin.
- Əvvəlki görüşün protokollarını nəzərdən keçirin.
- Tərəflərin əvvəlki görüşdə verilən öhdəliklər və fəaliyyət maddələrində irəliləyişlərini nəzərdən keçirin.
- Qeydə alınan və ya lideri cari iclasda iştirakçıların yekun gündəm maddəsi kimi qəbul etdiyi öhdəlikləri nəzərdən keçirmək məcburiyyətindədir.
Yığıncaq gündəmini yerinə yetirmək üçün kimlərin iştirak etməsi lazım olduğuna qərar verin
Hedefinizi yerinə yetirmək üçün görüşün zəruri olduğuna qərar verdikdən sonra iştirakçıların siyahısını hazırlamalısınız.
Hər bir işçi hər bir yığıncaqda iştirak edə və ya iştirak etməməlidir, ancaq doğru iştirakçıları dəvət etmə müvəffəqiyyət ehtimalı artır.
Yığıncaq gündəmini yerinə yetirmək üçün lazım olan iştirakçıları necə müəyyənləşdirə bilərik
İştirakçınızı bir dəfə və ya qısa bir sıra görüşlər və ya müntəzəm olaraq planlaşdırılan və ya davam edən iclas üçün aşağıdakı kimi suallar verin.
- Qrupun inkişafına kimin özü lazımdır?
- Qrupun müzakirəsi prosesinin sahibi kimdir?
- Siz paylayarkən məlumatı kim bilir?
- Qərar vermə üçün məlumat və faktları kim təmin edə bilər?
- Qrupla bölüşmək üçün təcrübə və ya təcrübəyə malik olan kimdir?
- Hər hansı bir həll və ya vəzifənin tətbiqinə kim dəstək verməlidir?
- Yığıncağın nəticəsini yerinə yetirmək üçün icazə və ya resursları kimə verməlidir?
- Hər hansı bir həllin və ya istiqamətin tətbiqinə kim qarşı ola bilər?
Daimi planlaşdırılan iclaslar üçün görüş gündəminə ehtiyacınız varmı?
Hər yığıncaq xüsusi hazırlanmış bir gündəmə ehtiyac duymur. Çox əməkdaşı öz şöbələri və ya iş qrupları üçün müntəzəm olaraq görüşlər keçirir. Siz də iştirak etdiyiniz komandalar və layihələr var.
Davam edən bir layihə hər toplantı üçün yeni hazırlanmış bir gündəmi tələb edə bilər, amma komanda görüşünüzə standart bir yanaşma qəbul edərək yaxşı xidmət göstərəcəkdir.
Mütəmadi olaraq planlaşdırılan işçi yığıncağı hər birinin standart gündəm maddələrinə malik olan üç seqmentə bölünür: İnformasiya elementləri, Fəaliyyət istiqamətləri və İrəli planlaşdırma.
Daimi Planlaşdırılan Görüşlər üçün İclas Gündəminin Bileşenleri
İnformasiya elementləri
Hər yığıncaq üçün informasiyalı hər hansı bir gündəm maddəsini yazın. Məsələn, menecer qrupu üst səviyyə idarə yığıncağının nəticələrinə uyğunlaşdırır.
Fəaliyyət Nişanları
Gündəmə yer verin, qrupun hər bir müntəzəm iclasda nəzərdən keçirmək istədikləri hər hansı bir maddə. Məsələn, büdcənin icrası müddət üçün, xərc qənaətinin müəyyən edilməsi və davamlı inkişaflar əldə etmək üçün qrup planlaşdırır.
İrəli planlaşdırma
Qrup gündəmə hazırlamaq və ya əvvəlcədən hazırlamaq istədiyi hər hansı bir maddəni gündəmə qoyun. Məsələn, gələcək ay üçün qısa müddətli hədəflər və ya qarşıdakı tapşırıqlara köməkçi yardım ehtiyacı.
Əgər görüşmə gündəliyinizi inkişaf etdirdiyiniz zaman bu qaydalara əməl etsəniz, yığıncağınızın nəticələr çıxaracağına dair ehtimalı artırırsınız.
Daimi Planlaşdırılan Görüş üçün Nümunəvi Görüş Gündəmi
Yığıncağınız sizin istədiyimiz nəticələr əldə etməsini təmin etmək üçün bu nümunə gündəmini müntəzəm olaraq planlaşdırılan bir görüş üçün istifadə edin.
- İstiləşmə və təbriklər. Qrupun nə qədər tez-tez görüşdüyünə bağlı olaraq qısa bir buzlanmağı düşünün.
- Yığıncaqın məqsədini, gündəmini və gözlənilən nəticələrini və məhsulunu nəzərdən keçirin.
- Əvvəlki görüşün protokollarını nəzərdən keçirin.
- Komanda lazımi lazımi vahid və şirkət məlumatları təmin edin.
- Tədbir maddələrinə, fəaliyyət planlarına və öhdəliklərə dair tərəqqi nəzərdən keçirin. Qrupdakı hədəflərə nəzər salın.
- Bu yığıncaq üçün gündəm maddələrini müzakirə və qərar verin.
- Sonrakı addımları müəyyənləşdirin.
- Növbəti görüşün məqsədini, nəticəsini və gündəmini müəyyənləşdirin.
- Yığıncağın sonunda qeyddə iştirak edənlər görüş zamanı insanlar tərəfindən verilən öhdəlikləri nəzərdən keçirməlidirlər.
- Qrupda olmayan kəslərdən istənilən yardımı müəyyənləşdirin və əlaqələndirmək üçün iştirakçıları təyin edin.
- Yığıncaq iştirakçılarının xaricində kimin nə biləcəyini və necə ünsiyyət qurmağınıza qərar verəcəyini təyin edin.
- Yığıncağın 24 saat içərisində və ya qeydin elektron qaydada (norma) qeydləri alındıqda dərhal göndərin.
Daha Effektiv Görüşlər Təşkilatı ilə əlaqədar