Necə (və niyə) görüş dəqiqələrini yazmaq
Dəqiqə adətən daxildir:
- iştirakçıların adları,
- gündəm maddələrini əhatə edən ,
- iştirakçıların qəbul etdiyi qərarlar,
- iştirakçılar tərəfindən törədilən təqib tədbirləri,
- öhdəliklərin yerinə yetirilməsi üçün vaxtıdır
- gələcək baxış və ya tarix üçün sənədləşdirməyə dəyər olan hər hansı digər hadisələr və müzakirələr.
Nümunəvi iclas protokolları yığıncaq zamanı qəbul edilmiş qərarlar və iştirakçılar tərəfindən verilən öhdəliklər üzərində dayanır. Öhdəliklər iclas iştirakçıları tərəfindən paylaşılan anlayış üçün lazım olan tarixləri və digər hər hansı detallar ilə müşayiət olunur.
Görüş protokolları tarixi sənəd olaraq
Tarixi bir sənəd olaraq, onlar qərar verməyə gətirib çıxaran əsas fikir və ya müzakirələrin sənədləşdirilməsi üçün də faydalıdırlar. Məsələn bir komanda üzvünün "bu hədəfi seçdiyimiz zaman nə düşündüyümüzü" dedikdə sualları cavablandırdılar.
Effektiv yığıncaq protokolları komanda müzakirə edilən beş alternativi və digər mövcud yollardan birinin seçilməsinin əsas səbəbini ortaya qoydu.
Tipik işgüzar görüşü üçün effektiv yığıncaq protokolları hər bir müzakirəni yazmaq lazım deyil.
Bunlara da ehtiyac yoxdur və olmadıqlarını söyləyən dövlətin kim olduğunu söylədi. Həm də hər bir iştirakçının ətraflı məlumat verdiyini sənədləşdirməlidirlər. Verilən misalda, hər bir sözü yazmaq əvəzinə, effektiv bir yazıçı müzakirəni əks etdirir.
(Bu qayda qanuni hərəkət, məhkəmə dinləmələri və s. Kimi hallarda digər növ görüşlər üçün fərqlənir.
Bu dəqiqələr söhbət və ifadələrin dəqiq bir qeydini tələb edir.) Lakin, tipik iş yerinizdə görüş yoxdur.
Yığıncaq protokolu nə vaxt və necə paylaşılacaq?
İdeal olaraq toplantı protokolu iclasın sonunda iştirakçılara elektron şəkildə yayılır. Bunu etməklə, iştirakçılar öz öhdəliklərini və son tarixlərini dərhal xəbərdar edirlər. Bu mümkün deyilsə (məsələn, nota verən şəxs səhvləri təmizləmək istəyirsə) qeyd tutan iclasın iclasından 24 saat ərzində iclas protokollarını yaymalıdır.
Mətbuat yığıncağında iştirak edən komanda üzvlərinin öhdəliklərini xatırlatmasıdır. Onlar iştirakçılara öz təqvim öhdəliklərini təqvimlərinə köçürmələrinə və siyahıları vermələrinə kömək edir. Onlar növbəti görüşdən əvvəl iştirakçılara çatmaq üçün hər hansı bir maddəni xatırlatmaq kimi xidmət edirlər.
(Bu yığıncaqda ən əhəmiyyətli problemlərdən birini aradan qaldıra bilər, yığıncağın iştirakçıları yığıncağın qarşılıqlı əlaqələri deyil, yığıncağı oxumaq üçün yığıncaqda məlumat verir). Çünki yığıncaqda qarşılıqlı təsir yoxdur. Başqa bir şey üçün e-poçt və Yammer kimi vasitələr var.
Öncəki yığıncağınızın növbəti görüşünün başlanğıcında nəzərdən keçirmək üçün insanların düzgünlüyünü və növbəti addımlarını yoxlaya bilərsiniz.
Yığıncaq protokolu, dəqiqələr müvafiq qaydada yazıldığı və vaxtında yayıldığı zaman müvəffəqiyyətli görüşlərin təsirli bir iştirakçısıdır. Bu, xüsusilə, bir komandanın biznesin uğurunu dəstəkləyən güclü normalar formalaşdıqda doğrudur.
Təşkilatlar yığıncağın dəqiqələrinə necə baxırlar?
Yığıncağın müvəffəqiyyətinə kritik olan qeyd iştirakçı ya da qeydçi iştirakçılara, tarixə və yığıncaqda nələr yaşandığını bilməsi lazım olan işçilərə görüş verir. Tam yığıncağın dəqiqəsi olmadan yığıncağın müvəffəqiyyət perspektivləri azalıb.
Yığıncaq protokolunu alan işçi, adətən, komandanın üzvüdür və iclasda iştirak edərkən qeydləri alır. Hüquqi və ya hökumətlə bağlı məhkəmə proseslərinə, dinləmələrə, məhkəmə iclaslarının tələblərinə və ya depozitlərə dair tələblərə uyğun olan görüşlərdə, iştirak etməyən bir şəxs rəsmi dəqiqə alır və tez-tez prosesləri qeyd edir.
Dəqiqələri qeyd edən işçi dəqiq qeyd etmək üçün ətraflı məlumat üçün qulaq olmalıdır. İşçi də protokolları qeyd edərkən yığıncağa qatılmaq üçün çox vaxt fəaliyyət göstərməlidir.
Bəzi görüşlərdə eyni işçi hər görüşdə protokolları alır. Digərlərində, dəqiqə takerinin rolu işçidən işçiyə keçir. Görüş rəhbərliyində olduğu kimi, nota sahibinin rolu liderlik , kommunikasiya və liderlik bacarıqlarını effektiv qurur .
İclas protokolunun tələbləri nədir?
Qeydiyyatçıya və ya nota verənlərə olan tələblərə aşağıdakılar daxildir:
- Yığıncaqda qəbul edilən qərarlar, öhdəliklər və əsas müzakirə nöqtələrini dəqiq qeyd edin.
- Üzvlərin üzvləri qəbul etməyi qərara aldıqları müddətlə birlikdə hazırladıqları hərəkət maddələrini qeyd edin. Fəaliyyət maddələrinə əlavə bir ad var, amma ümumi müzakirələr qeyri-rəsmi iş yerlərində nə danışdığını bildirmir.
- Yığıncağın bitimində əsas qərarlar və tapşırıqları və ya könüllü öhdəliklərini və fəaliyyət maddələrini nəzərdən keçirin, belə ki iştirakçılar iclasdan əvvəl baş verən hadisələri və öhdəlikləri nəzərdən keçirsinlər və razılaşdırarlar.
- Yığıncağın lideri görüş iştirakçıdan yığıncaqda müntəzəm olaraq müzakirə etmək üçün müraciət edə bilər.
- Davam edən bir sıra yığıncaqlarda, qeyd takerinin növbəti iclasın başında yığıncaq protokollarını nəzərdən keçirmək üçün bir dəqiqə çəkilir. Davam edən işçilər, dəqiqədə razı olmayan hər hansı bir şeyi əlavə edə və düzəldə bilərlər.
- Yığıncaqdan 24 saat ərzində iclas protokollarının bir nüsxəsini yayma, bir neçə ildir görüşmənin asanlaşdırıcılarının standart tövsiyəsi olmuşdur . Ancaq indi qeydçi, ehtimal ki, dizüstü və ya iPad kimi bir elektron cihazda dəqiqə çəkdi. Beləliklə, qeyd aparatının yığıncağın bir neçə dəqiqə ərzində və ya dəqiqələrində tez-tez yazım, qrammatika və aydınlığın tez bir nəzərdən keçirilməsindən sonra yayımlanmalıdır.
Qeydiyyatçı yığıncağın nəticələrinin iştirakçıların məlumatlandırdığını və fəaliyyət göstərməsini təmin etmək üçün bir görüşdə rol oynayır. Qeydlər olmadan, iştirakçılar digər iştirakçıların xatirinə etibar etməlidirlər. Zəmanətli, bu yaxşı bir plan deyil.
Yığıncağın qeydləri sənədin işçinin işini yaxşılaşdırmaq üçün lazım olduğu kimi, yığıncağın uğuru üçün də vacibdir.