Cavab asan olan bir e-poçt yazmaq üçün 9 qaydalar
Bir çoxumuz məktəbdə e-məktub yazmağı öyrənməmiş, amma e-poçt yazmağı bilmək iş yerində qiymətli bir bacarıqdır. Bu, xüsusilə də telekommuting işlərdə çalışan (və ya) axtarır olanlar üçün doğrudur. Yaxşı telefon etiketi ilə yanaşı , işə başlama işi əldə etmək və saxlamaq üçün heç də əhəmiyyətli bir bacarıq yoxdur.
Yaxşı yazılmış bir e-poçt, alıcının mesajını anlamasını və hərəkətini asanlaşdırır. İş axtarışında, e-poçt üz-üzə ilk təəssüratın əvəzinə və ya hətta əvəz edə bilər, belə ki, müvafiq nöqtə və əlaqəli mesaj əsasdır. Və işdə aydın olmayan e-poçtlar qarışıqlıq və gecikmələrə səbəb olur. İşəgötürənlərə, müştərilərə, potensial müştərilərə, menecerləri və hətta dost və ailəni işə salmaq üçün effektiv e-poçt yazmaq üçün bu ipuçlarını edin.
01 Əvvəlcə Mesajı və Alıcıyı nəzərdən keçirin
Bundan sonra, alıcının nəzər nöqtəsini nəzərdən keçirin. Hansı məlumatı hərəkətə keçirməyə və ya mesajınızı anlamaq lazımdır? Gərəyini (həddindən artıq) olmayan məlumatları verin. Ayrıca, bu xüsusi alıcı üçün müvafiq etiketi yadda saxlayın. İfadələr və ixtisarlar, OMG və ya LOL kimi, iş proqramları və ən biznes e-poçtları üçün uyğun deyil.
02 Təsviri E-poçt Mövzu Xətti yazın
Bir e-məktub yazarkən mövzu xəttində "hi" və ya "işdə evdə iş" kimi bir şey yazmırıq və ya boş buraxın. Mövzunun bu cür xəttli e-poçtları alıcının spam qutusuna son vermək və ya sadəcə nəzərə almamağa imkan verir. Bir iş üçün müraciət edirsinizsə, mövzu xəttində mövqenin adını verin. E-poçt bir yoldaşa aiddirsə, mövzunun xəttini mesajın məqsədini yekunlaşdırdıran bir qısa ifadə edin. Təsviri mövzu xəttini yazmaq üçün bir fayda daha sonra axtarışa ehtiyacınız varsa, gələnlər qutunuzda daha asan olacaqdır. "Sual" kimi bir e-poçt xətti ilə bir şey olsa da faydalı olmaz.
03 Alıcıı düzgün şəkildə salamlayın
Alıcınızın adını bilirsiniz, ancaq onu tanımırsınızsa, başlığı istifadə edərək salamlayın. Hörmətli Brunelli. ("Xanım" və ya "Miss" olub-olmadığını bilmədikdə qadınlar üçün "xanım" istifadə edin.) Əgər cins haqqında qeyri-müəyyənliyiniz varsa, sadəcə ilk və son adınızı istifadə edin, yəni Sevgili Chris Smith. Şəxsin adını bilmirsinizsə, heç bir təbrik etmədən e-poçtunuza başlayın və ya sadə bir təbrik istifadə etməyin, məsələn. Salam, hörmət, hörmətli menecer və s.
E-poçt, bir iş yoldaşına və ya bildiyiniz bir şəxsiə aiddirsə, şəxsən və ya telefonda istifadə etdiyiniz adı istifadə edin.
04 Düzgün qrammatika və nöqtə istifadə edin
E-poçtda düzgün qrammatikadan istifadə etmək çox vacibdir. Şüurlu və ya bilinçsiz şəkildə, oxucular qrammatik səhvlər üçün göndərənləri cəzalandırır.
- Run-On Cümləcələr - Bir e-poçt yazarkən, dövrləri qorusun. Bu kiçik fasilə oxuculara "mənaları" sözləri götürməyə vaxt verir. Qısa cümlələr bu kiçik fasilələrin daha çoxunu təmin etməyə imkan verir. Onlar texniki cəhətdən işə yaramadıqları halda belə uzun cümlələri pozub.
- Commas - Çox az və ya çox çox vergül karıştırıcı ola bilər. Virgülün düzgün istifadə edilməsini öyrənin.
- Mövzu-Verb Müqaviləsi - Bu tip səhvlərlə cəzalar yaxşı ünsiyyət bacarığına malik namizəd axtaran işəgötürənlər üçün qırmızı bayraqlardır. Mövzu-fiil müqaviləsi üçün qaydaları nəzərdən keçirin.
Yazı və Kapitalizmin yoxlanılması
Yazım denetleyicisini istifadə edin, lakin ona etibar etməyin. Bir yazım denetleyicisi "onlar" üçün "və ya" orada "onlar" üçün tutmaq olmaz və bu tip səhvlər diqqətsizlik deməkdir. "Siz" və ya "tho" üçün "u" kimi mətn kısaltmalarını istifadə etməyin.
Düzgün kapitallaşdırma istifadə edin. Çox adam cəzanın başlanğıcını və düzgün isimlərini bilmək üçün bilir, ancaq bir çoxları e-poçtla bunu etməzlər. Shift düyməsinə vurmaq üçün bir saniyənin əlavə fəsli alaraq ağla deyilsiniz. Digər tərəfdən, çox sayda böyük məktub oxucuya diqqət yetirir. Hər bir başlıqda ifadələr yazmaqdan çəkin (bir çox insanın qışqırmağa bənzər bir tərifi olduğu kimi), həmçinin vurğulanmaq üçün, cümlə və başlanğıcın başlanğıcında olmayan sözlərin ilk harfi.
06 E-poçtda Sadə Formatlama İstifadə et
E-poçt proqramlarının hamısını fərqli olaraq yadda saxladığını unutmayın. Ekranınızda mükəmməl bir şəkildə düzəldilmiş görünüş başqasının üzərinə qoşula bilər. Bu səbəbdən elektron poçtda rezyume və ya qapaq məktubu kimi yüksək formatlı söz emal sənədini saxlamayın . Düz mətn formatında yazılmış sənədləri istifadə edin.
Paraqrafları qısa edin. Dövrlər kimi, paraqraf fasilələri oxucu gözünü bir istirahət verir. Mobil telefonda elektron poçtu oxuyan kimsə qısa bəndlərdən faydalanacaq. Lakin paraqraflarla bağlı əsas qaydalara riayət etməklə diqqətli olun.
07 Qısa olun
Nöqtə basdıran e-poçtları müzakirə almaq və nəhayət unudulmadı. Və ya daha pis, onlar səhv ola bilər. Öz məqsədinizi qısa dillə istifadə edin.
- Wordiness aradan qaldırılması - Aktiv fe'llər ilə yazın. "Jack mənə forma göndərdi" fəal verb istifadə edir. "Formlar mənə Jack tərəfindən göndərildi" passivdir. Pasif forma yalnız bir neçə sözdən istifadə edir, lakin əlavə edir. Bundan əlavə, oxuculara fikirlərini başlarında yenidən düzəltmək tələb olunur.
- Noktaya qoyun - Əlavə məlumat və ya fikirlər əlavə etmək üçün alçaldıcılığa müqavimət göstərin. Bunları başqa bir e-poçt üçün qeyd edin.
- Bullet Points istifadə edin - Bu, oxucunuza vacib olanı etmək üçün əyani ipuçlarından istifadə etməyə imkan verir. Amma güllələrin necə göstərəcəyinə dair şübhə varsa, güllə yaratmaq üçün ulduz və ya dipləri istifadə edin.
08 E-poçta müvafiq olaraq imzalayın
E-poçt ünvanınızı standart bir imza halına gətirirsə, göndərdiyiniz e-poçt üçün uyğun olduğundan əmin olun. Siyasi bəyanatları olan və ya uşaqlarınızın adları və yaşları olan imzalar şəxsi e-poçt üçün gözəldir, lakin iş üçün daha az şəxsi imza istifadə edin. İşinizə və işəgötürəninizə asılı olaraq, e-poçt imzaınızı bir qiymətlə fərdiləşdirə bilərsiniz. Qeyri-mübahisəli bir şey seçin. Bir iş haqqında soruşursanız, hər hansı bir kotirovka və əlavə fərdiləşdirmə olmadan müvafiq əlaqə məlumatı vermək üçün imza istifadə edin.
09 Gönderimden əvvəl Yeniden / Yeniden Düşün
Göndərməzdən əvvəl imla və noktalama səhvlərini yoxlayın. Bir iş proqramı üçün bir e-poçtda bir səhv taparsanız, onu düzəldin və göndərdiyinizdən əvvəl yenidən oxuya bilərsiniz. Amma məzmun üçün yenidən oxuyun. E-poçtunuz uzunsa, onu daha qısa yolla etmək yollarını düşünün. E-poçtunuz mübahisəli və ya qəzəblə yazılmışsa, göndərməyin saxlamasını vurun. Bir neçə saat sonra və ya bir gün sonra geri qayıdın və hələ də göndərmək istəməyinizə baxın.
Bu, bir e-poçt göndərməzdən əvvəl bir çox şey kimi səslənə bilər, amma effektiv e-poçt göndərir və e-poçtunuzu daha səmərəli şəkildə təşkil edirsinizsə, həqiqətən daha az vaxtınız var.