Hesabatlılıq hər bir layihənin uğurlu olması üçün vacibdir. Hesabatlılıq, bir layihə menecerinin bebeği, mikromanajı və ya gözə çarpmayan insanları işlər görməsi üçün etməməsi demək deyil. Belə taktikalar layihənin idarəçiliyinə qarşı fitnə və düşmənçilik yaradır. İnsanları hesabat verən yeganə şəxs olmağından deyil, layihə meneceri layihənin hesabatlılığını təmin etmək üçün bütün komandanı təmin edir.
Layihə meneceri məsuliyyətlilik mühitinin yaradılması üçün mühüm məsuliyyət daşıyırlarsa, layihə qrupu üzvləri özlərini və bir-birlərini məsuliyyət daşımaq üçün məsuliyyət daşıyırlar. Layihə meneceri əvəzinə məsuliyyət daşımaq yerinə, bütün komanda iştirak edir.
Layihəyə hesabatlılıq qurmağın altı yolu var:
01 Başlanğıc Başlanğıcında Hesabat Hesabatı
Layihənin əsas prinsipi hesabatlılığı vacibdir. Layihə sponsoru və layihə meneceri başlama görüşündə gözləntilərini dəqiqləşdirməlidir. Layihə sponsoru hesabatlılıq haqqında iki məqam göstərməlidir. Birincisi, o, layihə menecerini hesabatlı tutacaq, ikincisi, layihə meneceri hər kəsin hesabatını verəcəkdir.
Layihə müəllifi bu nöqtələrə əsaslanaraq layihənin sponsoru layihənin idarəçisini məsuliyyətə cəlb edərkən hesabat verməyəcəyini deyir. Layihə meneceri qrup üzvlərini də hesabat verməsini gözləyir. Əlavə olaraq, layihə meneceri qrup üzvlərini bir-birinə hesabat verməyi gözləyir. Bütün komanda üzvləri peşəkarlığını və başqalarına hörmət etmədikləri müddətcə bir-birlərini çağırırlar.
Bu bəyanatlar aydın sistem hesabatlılığı yaradır. Layihə meneceri layihənin müvəffəqiyyəti üçün məsuliyyət daşıyır, lakin müvəffəqiyyət qazanmaq üçün layihə meneceri hər kəsin hesabat verə biləcəyini və bir-birlərini məsuliyyət daşımasını gözləyir.
02 Tapşırıqların bir-birinə bağlılığını vurğulamaq
Layihələr demək olar ki, həmişə bir-birinə bağlı vəzifələri özündə birləşdirir. Layihənin uğur qazanması üçün bəzən bir sıra işlər görülməlidir. Layihə meneceri bir layihənin detallarını komandaya təqdim edərkən, layihə meneceri vəzifələrin bir-birinə bağlılığını vurğulamaq üçün qəsdən olmalıdır.
Burada əlaqəli vəzifələrin nümunəsi var. Hökumət proqramı, qanuni səlahiyyətində bir dəyişiklik meydana gətirdiyi işdə əsaslı bir dəyişiklik edir. Şiftdən sonra proqramın necə işləyəcəyini dəqiqləşdirmək üçün bir layihə verilmişdir . Layihə qrupu üzvlərindən biri proqramlı kadrlara çatdırmaq üçün tədris planını inkişaf etdirəcək peşəkar inkişaf məşqçidir. Bu təlimin inkişaf etdirilməsi üçün, komandanın qalan hissəsi proqramın necə fəaliyyət göstərəcəyi barədə qərar qəbul etməlidir. Təlimçi qurumun nizamnamə və iş dağıdıcı strukturunda göstərilmiş qərar qəbuletmə müddətlərinə hesabat verir, buna görə də tədris planını hazırlamaq üçün kifayət qədər vaxt var.
Bəzən vəzifələr eyni vaxtda həyata keçirilir. Bu, zərurətdən və ya səmərəliliyin nəticəsi ola bilər. Vəzifələri başa çatdıqdan sonra onların iş məhsulu sonrakı vəzifələrdə istifadə olunacaq. Hesabatlılıq strukturu yuxarıda göstərilən misal kimi işləyir. Sonrakı vəzifələr üzərində işləyənlər əvvəlki vəzifələr üzrə işləyənləri məsuliyyətə cəlb edirlər.
Layihə meneceri qrup üzvlərini bir-birinə necə vəzifələri birləşdirdiyini və hər bir komanda üzvünün digər komanda üzvləri üçün xeyirli iş etməsi lazım olduğunu göstərərək, layihə meneceri bir-birinin hesabat verməsini təmin edən qrup üzvlərini incələşdirir. Bir komanda üzvü başqa bir qrupun üzvü əvvəlki vəzifəni yerinə yetirənə qədər vəzifəyə başlamazsa, asılı qrup üzvünün digər komanda üzvünün müvəffəqiyyətinə maraq var və bu komanda üzvünün vaxtında və yüksək keyfiyyətli performans üçün hesabatını verəcəkdir.
03 Fəaliyyət maddələrinə dair ictimai öhdəliklər alın
Layihə menecerləri müxtəlif səbəblərlə komanda görüşlərini keçirirlər. Bunun bir səbəbi layihənin irəliləməsinə əsaslanan növbəti addımları müəyyən etməkdir. Mümkün olduqda, işlər plana uyğun olmalıdır, lakin gözlənilməz məsələlər ortaya çıxdıqda, onlar həll edilməlidir. Layihə meneceri bir çoxları maraqlandırır, lakin hamısı deyil.
Bir problemi həll etməyə razı olursa olsun, bir hərəkət maddə götürən komanda üzvünün ictimai öhdəliyi olmalıdır. Bu öhdəliyin bir formal işi olması lazım deyil, lakin hər kəs gözlənilənləri bilməli olur. Kimsə bir hərəkət maddə ilə razılaşdıqda, layihə meneceri tam olaraq nə ediləcəyini və başa çatdıqda onu ələ almalarını təmin etməlidir.
Hərəkət bəndəsi görüş qeydlərində və ya hərəkət maddələrində qeyd olunmalıdır. Fərqli layihə idarə fəlsəfələri bunu fərqli şəkildə edirlər. Açar, gələcək istinad üçün fəaliyyət maddələrini yazmaqdır.
04 Hərəkət əşyalarına açıq şəkildə baxın
Komanda üzvləri öhdəlikləri yerinə yetirdikdə, bütün komanda bu öhdəliklərin yerinə yetirilməsinə etibar edə bilər. Bu öhdəliklərin yazılması böyükdür, amma heç kim heç bir hərəkət maddələrinə əməl etməsə, komanda üzvləri bu öhdəliklərin əhəmiyyətsiz olduğuna inanacaqlar. Heç kim sorarsa, soruşsalar, nəyə görə onlar təqib edirlər?
Öhdəliklər ictimaiyyətə verildiyi kimi, layihə meneceri həmin öhdəliklərə ictimai şəkildə riayət etməlidir. Bu, insanların sözlərinə sadiq qalmasına səbəb olur. İctimai ayıb güclü motivatordur.
Ən yaxşı hissəsi layihə menecerlərindən pis adam olmur. Layihə meneceri məsuliyyət mühitini yaratdıqdan sonra, hər kəs pis adam deyil, çünki hər kəs bir-birinə hesabat verir. Biri pis adam, yalnız bir öhdəliyi yerinə yetirmədiyi zamandır.
Layihə müdirinə, təqib etməyən birisini lambaste ehtiyacına ehtiyac yoxdur. Qrup dinamikası vəziyyətə diqqət yetirəcəkdir. Peer təzyiqi pozitiv bir şəkildə işləyə bilər. Layihə meneceri yalnız fəaliyyət hissəsinə diqqət yetirməli və məsul şəxsin danışmasına icazə verməlidir. Layihə müdiri zaman zaman bir öhdəliyin yerinə yetirilməməsi barədə sorğu suallarını soruşmaqla yanaşı, məsələn, məsuliyyətli şəxsin səhvlər, yanlış hesablamalar və ya maneələr haqqında qarşılıqlı maraq göstərəcəyi və orijinal fəaliyyət maddəsini başa çatdırmaq üçün yeni bir öhdəlik götürəcəkdir. bəlkə performansda hər hansı bir aradan qaldırmaq.
05 Zəif Performansa Qarşı
Layihə qrupunun üzvünün pis işi problemdir, layihə menecerləri tez və diplomatik şəkildə məşğul olmalıdırlar . Layihə qrupunun digər üzvləri pis nəticələrə məruz qaldıqlarını görsələr, onların motivasiyası dalğalanacaq və performansları buna görə azalacaq. Lakin, layihə menecerləri gözləmələri yerinə yetirmədikdə zəif ifaçıları aşağı salmaqda çətinlik çəkə bilməzlər. Bu, hər şeyi tez bir zamanda idarə etmək və insanlıqla idarə etmək arasında balanslı bir hərəkətdir.
Zəif performans özü ilə getməz. Layihə menecerləri, onların diqqətinə çatdıqdan sonra davranışlarını düzəltmək üçün zəif ifaçılara vaxt verməlidirlər.
06 Gərəkli olduqda Performans Problemlərini Yüksəltmək
Zəif performansla işləyərkən bir-bir birinin işə yaramadığı halda, layihə meneceri məsələni qrup üzvünün supervayzerinə çatdırmalıdır. Əgər bu uğursuz olsa, layihənin sponsoru vəziyyətə addımlamaq lazımdır. Bir-birinə müraciət edərək, məsləhətçiyə qalxaraq sponsora yüksəlmək layihə komandasının üzvü tərəfindən pis işləmənin ən yaxşı sifarişidir. Bir addım atma, iştirak edənləri uzaqlaşdırmaq və nəticədə vaxt sərf edə bilər.
Layihənin sponsoruna bir məsələ verməzdən əvvəl, layihə meneceri bütün digər variantları işlətməlidir. Zəif icra vəziyyətində, vəziyyət bir-bir birinə müraciət etmək və sonra komanda üzvünün rəhbərinə müraciət etmək deməkdir.
Layihə meneceri layihənin sponsoru ilə layihə menecerinin layihənin sponsorunu təklif etməsi ilə bağlı olmalıdır. Layihə meneceri ikinci sıra meneceri tərəfindən məsləhətləşməni istəyirsə, layihə meneceri belə olmalıdır. Layihə meneceri komandanın üzvünün dəyişdirilməsini istəyirsə, layihə meneceri belə bir tələb etməlidir. Layihənin sponsoru hər bir seçim variantına və mənfəət və ehtiyaclarına ehtiyac duyur.