Layihə planı bir layihə meneceri tərəfindən cəlbedici planlaşdırma nöqtəsidir. Layihənin necə işlədiyini bilən əsas sənəddir. Layihə İdarəetmə İnstitutuna görə, "layihənin icrasına və layihənin idarə olunmasına yönəldilən formal, təsdiq edilmiş bir sənəddir". Planın planı budur ki, sənədləşdirilmişdir ki, layihə rəhbərinin layihənin hər bir əsas istiqaməti .
Aşağıda göstərilən bir çox layihə planında tapılan kritik elementlərdir. Təşkilatlar layihə prosesində və daha ümumiyyətlə layihələrin necə işləməyinə ehtiyac duyduqları üçün prosesləri və protokollarına malikdirlər, buna görə də bütün layihələrin idarə olunması planlarında bu elementlər olmayacaqdır. Bununla yanaşı, layihə menecerləri layihənin icrası mərhələsində qarışıqlıq və məcburi improvizasiyadan qaçmaq üçün planlaşdırma mərhələsində hamısını nəzərə almalıdırlar.
01 Layihə Məqsədləri
02 Layihə əhatəsi
Layihənin məqsədləri kimi, nizamnamə miqyaslıdır; Bununla belə, bir layihə meneceri layihənin planında olan həcmini daha da zərifləşdirməlidir. Layihəyə daxil olanları müəyyənləşdirmək üçün ən yaxşı yollardan biri, əhatə dairəsinin nə olduğunu müəyyən etməkdir. Məsələn, əl işini avtomatlaşdırma layihəsi bu prosesin başladığı və layihənin həcmi xaricində olan vəzifələri lazımi şəkildə kənarlaşdırmaq üçün başa çatdıqları sahə tərifinə ehtiyac duyur. Bu məlumat bir layihə menecerinin əhatə dairəsini müəyyənləşdirməsinə kömək edir.
03 Milestones və Major Deliverables
Layihə üçün əsas nailiyyətlərə mərhələlər deyilir. Əsas iş məhsullarına əsas məhsullar adlanır. Onlar layihə üzərində işlərin böyük komponentlərini təmsil edirlər. Layihə planı bu maddələrin müəyyənləşdirilməsini, müəyyənləşdirilməsini və başa çatdırılma müddətlərini təyin etməlidir.
Bir təşkilat yeni proqram inkişaf etdirmək üçün bir layihə həyata keçirir. Belə bir layihənin hər iki mərhələsi və nəticəsi var. Əsas məhsullar biznes tələblərinin yekun siyahısı və bu biznes tələblərini yerinə yetirən funksional tələblərin siyahısı ola bilər. Bundan sonra layihənin iş dizaynının sonu, sistem testinin sonu, istifadəçi qəbul imtahanının sonu və proqram buraxılış tarixi ola bilər. Bu mərhələlər onlarla əlaqəli iş məhsullarına malikdir, lakin bu proseslər məhsullardan daha çoxdur.
Milestone və əsas teslimat tarixləri dəqiq tarixlər olmur, ancaq bu tarixlər nə qədər dəqiq olsa yaxşıdır. Oktyabrın son tarixinə qədər bir gün oktyabrın hər günü oktyabrın 1-dən 31-ə qədər əldə edilə bilər, lakin oktyabrın 15-nə təyin olunma tarixi 15 oktyabr və ya əvvəlində yerinə yetirilməlidir. Həssas tarixlər layihənin menecerinə düzgün bir iş dağıdıcı quruluşu verməyə kömək edir.
04 İş Dağılımı Quruluşu
Bir iş dağıdıcı quruluşu və ya WBS, bir adamın hər bir yığın üçün məsuliyyətə cəlb edilə bilməsi üçün bir layihənin mərhələləri və əsas məhsullarını kiçik bir parçaya çevirir. Layihə menecerinin iş dağıdıcı strukturunu inkişaf etdirməkdə layihə qrupu üzvlərinin güclü və zəif cəhətləri, vəzifələr arasında qarşılıqlı əlaqələr, mövcud resurslar və ümumi layihə müddətləri kimi bir çox amilləri nəzərdən keçirir.
Layihə meneceri, nəticədə layihənin uğuru üçün məsuliyyət daşıyır, amma tək işi edə bilməz. WBS layihənin idarəçisinə layihənin məsuliyyətini təmin etmək üçün istifadə etdiyi bir vasitədir, çünki layihənin sponsoru, layihə komanda üzvləri və nə üçün məsuliyyət daşıyır. Layihə meneceri bir vəzifəyə gəldikdə, layihə meneceri bu narahatlıqla kimin qarşılaşdığını dəqiq bilir.
05 Büdcə
Layihənin büdcəsi, layihəni həyata keçirmək üçün nə qədər pul ayrıldığını göstərir. Layihə meneceri bu resursları lazımi səviyyədə dağıdan məsuliyyət daşıyır. Təchizatçılar olan bir layihə üçün layihə meneceri keyfiyyətə xüsusi diqqət yetirərək müqavilə şərtlərinə əsasən məhsulların çatdırılmasını təmin edir. Bəzi layihə büdcələri insan resursları planına bağlanır.
06 İnsan Resursları Planı
İnsan resursları planı layihənin heyətinin necə qurulacağını göstərir. Bəzən kadr planı kimi tanınır. Bu plan, kimin layihə qrupunda olacağını və hər bir insanın nə vaxt və hansı müddətdə öhdəsindən gələ biləcəyini müəyyənləşdirir. Bu planı hazırlayarkən layihə meneceri qrup üzvləri və nəzarətçiləri ilə hər bir qrupun üzvünün layihəyə nə qədər vaxt ayırmağı müzakirə edir. Layihə üzrə məsləhətçi heyətinə ehtiyac varsa, lakin layihə qrupunun tərkib hissəsi deyilsə, bu da kadr hazırlığı planında sənədləşdirilir. Yenə də müvafiq nəzarətçilər məsləhətləşmələr aparırlar.
07 Risklərin İdarə Edilməsi Planı
Bir çox şey bir layihədə səhv ola bilər. Hər bir fəlakət və ya kiçik hıçqırıq gözlənilməz olsa da, çoxları proqnozlaşdırıla bilər. Risklərin idarə edilməsi planında, layihə meneceri layihəyə qarşı riskləri müəyyənləşdirir, bu risklərin olacağı ehtimalı və bu riskləri azaltmaq üçün strategiyalar. Layihə meneceri layihənin sponsoru , layihə qrupu, maraqlı tərəflər və daxili ekspertlərdən daxil olmağa çalışır.
Təsirə məruz qalma strategiyaları ortaya çıxa biləcək risklər və ya onlarla əlaqəli xərclər üçün tətbiq olunur. Çıxılmayan risklər və aşağı xərcləri olanlar planda qeyd olunur; Ancaq onlar azaldılması strategiyaları ola bilməz.
08 Rabitə Planı
Bir kommunikasiya planı bir layihə müxtəlif auditoriyaya necə çatdırılacağını göstərir. İş dağıdıcı quruluşu kimi bir ünsiyyət planı, hər bir komponentin bir layihə qrupu üzvünə çatdırılması üçün məsuliyyət daşıyır.
Hər bir mesajın məqsədli bir tamaşaçı var. Layihə menecerləri hər bir mesajın xüsusi auditoriyaya uyğun olmasını təmin edirlər. Rabitə planı layihənin idarəçiləri düzgün məlumatı doğru zamanda doğru zamanda əldə etməyə kömək edir.
09 Stakeholder İdarəetmə Planı
Paydaşların idarə olunması planı paydaşların layihədə necə istifadə ediləcəyini müəyyənləşdirir. Bəzən maraqlı tərəflər yalnız məlumat almaq lazımdır. Bu kommunikasiya planında diqqətə alınmalıdır. Paydaşlardan daha çox ehtiyac varsa, paydaşların idarə olunması planı necə əldə ediləcəyini təsvir edir.
10 İdarəetmə Planını dəyişdirin
Dəyişiklik idarəetmə planı layihəyə dəyişikliklər etmək üçün bir çərçivə qoyur. Layihə menecerləri layihədə dəyişikliklərin qarşısını almaq istəyirlər; Ancaq dəyişikliklər bəzən qaçılmazdır. Dəyişikliklərin idarə olunması planı dəyişikliklər etmək üçün protokolları və prosesləri təmin edir. Hesabatlılıq və şəffaflıq üçün layihənin sponsorları, layihə menecerləri və layihə qrupu üzvləri dəyişikliyin idarə olunması planını izləyən vacibdir.