Hökumət təşkilatları, insanların işlərini icra etmənin bəzi aspektləri dəyişmələri lazım olduğunda layihələr həyata keçirir. Layihə İdarəetmə İnstitutuna görə bir layihə "unikal bir məhsul, xidmət və ya nəticə əldə etmək üçün hazırlanmış müvəqqəti bir qrup fəaliyyətdir". Layihə bir təşkilatın necə fəaliyyət göstərdiyini dəyişdikdə, layihənin son məhsulu gündəlik işə daxil edilir və buna görə də, təşkilatın əbədi olaraq çalışması.
Bu asan səslənə bilər, amma deyil. Dəyişiklik çətindir və layihələr relsdən asanlıqla qaça bilər. Hər gün bir layihənin irəliləməsinə və nəticədə uğurlara təhlükə yaradan problemlər yaranır. Bu təhlükə ilə mübarizə üçün layihələr müəyyən əsas elementlərə ehtiyac duyur. Aşağıdakı maddələrlə birlikdə bir layihə uğur qazanma şansına sahibdir.
01 Açılan Layihə Sponsoru
Layihənin sponsoru layihəyə aid dörd əsas məsuliyyət daşıyır. Birincisi, sponsor layihəni çempion edir. Layihə qrupuna ictimaiyyətə və özəlliklə yanaşır. İkincisi, sponsor layihə menecerini dəstəkləyir. Layihə meneceri qaldırılan maneələrə ehtiyac duyduqda, sponsoru kömək üçün sponsor çağırır, çünki sponsor təşkilatın işi ilə əlaqədar hadisələr meydana gətirir. Üçüncüsü, sponsor resursları birbaşa təmin etməklə və ya digər yüksək səviyyəli insanlarla işləmək üçün resursları birləşdirir. Sponsor bir layihə üçün güclü bir çempion olduqda, sponsorun həmyaşıdları mənalı resurslara daha çox kömək edəcəklər. Dördüncüsü, sponsor qərar qəbul etməyi asanlaşdırır. Layihə qrupu aşağı düşdüyündə, sponsor qərar qəbul etməyi qərara ala bilər və ya düz qərar çıxara bilər.
Sponsor layihə meneceri ilə daimi ünsiyyət vasitəsilə məlumatlandırır. İki layihə, sponsorun layihənin menecerinin dəstəklənməsi üçün sponsorun məsuliyyətlərini addım-addım və daha güclü şəkildə həyata keçirmək üçün lazım olanları müəyyənləşdirmək üçün birgə iş aparır. Məsələn, bir layihə meneceri təşkilatın maliyyə şöbəsindən məlumat əldə etməsində problem ola bilər. Layihə sponsoru baş maliyyə vəzifəlisinə vəziyyət barədə məlumat verə bilər və məlumat əldə etmək vəzifəsini rəqib tapşırıqların üstündən üstün tutmağı xahiş edə bilər.
02 açıq məqsəd və əhatə dairəsi
Layihə üzərində işlər görülməzdən əvvəl və ya hətta planlaşdırılmasından əvvəl, layihə sponsoru layihənin məqsədləri və əhatəsini açıqlamalıdır. Məqsədlər, layihənin yerinə yetirilməsi lazım olan böyük şeylərdir. Məsələn bir proqram genişləndirilməsi layihəsi edin. İnsan resursları şöbəsi əmək haqqını idarə etmək üçün yaxşı tanınan xüsusi iş proqramlarından istifadə edir. Təşkilat idarəetmə üçün modul əlavə etmək istəyir. Layihənin məqsədləri öyrənmə idarəetmə proqramını təşkilatın biznes ehtiyaclarına uyğunlaşdırmaq və mövcud əmək haqqı sistemi ilə inteqrasiya etməkdir.
Həcmi layihə parametrlərini müəyyənləşdirir. Proqram layihəsi nümunəsi ilə davam etdirmək; bu layihənin əhatə dairəsi öyrənmə idarəetmə sisteminin tətbiqi və əmək haqqı sisteminə inteqrasiya olunması ilə məhdudlaşır. Bir çox dəfə, əhatə dairəsinin nə olduğunu başa düşmək üçün geniş miqyasda olanları müəyyənləşdirmək faydalıdır. Bu layihə üçün, digər modulların əlavə edilməsi əhatə olunmur. Mühasibat şöbəsi layihə menecerinə gələ bilmir və faturalandırma, debitor borcları və ya borc öhdəliyi modulları tələb edə bilər.
Layihə müəyyən edildikdən sonra modul əlavə edərək, əhatə dairəsi genişlənməyə imkan verir. Yaxşı layihə sponsorları və layihə menecerləri əhatə dairəsinə qarşı qoruyur və orta layihəni əhatə etmək üçün çox istəksizdir. Layihənin əhatə dairəsinin artırılması layihənin vaxt və pul kimi resurslara olan tələbatını artırır. Əlavə olaraq əlavə iş yerində işləmək, riskli iş məhsullarının keyfiyyətini təmin edir.
03 Yaxşı Layihə Meneceri
Layihə menecerləri, ümumiyyətlə, layihəni birlikdə hərəkət etməyə kömək edən aşağıdakı xüsusiyyətlərə malikdirlər. Layihə menecerləri planlaşdırırlar. İşin ardıcıllığı barədə düşünürlər və komandanın vəzifəsini başa çatdıqdan sonra nə baş verdiyini bilirlər. Onlar yaxşı planlar edərlər, həm də çevik və plandan necə yönləndirildiyini də bilirlər. Layihə menecerləri etibarlıdır. Başqalarının işindən asılı olaraq uğurları ilə layihə menecerləri insanlara yaxşı niyyət və bacarıqlara etibar etməlidirlər. Güvənin layihə rəhbəri ilə layihənin sponsoru arasında əlaqəsi xüsusilə vacibdir. Layihə menecerləri, işlərinin böyük əksəriyyəti ünsiyyətə daxil olmağından ötrü kənarlaşırlar.
Onlar insanları öhdəliklərinə görə məsuliyyət daşıyırlar. Bir nümunə. Layihə qrupunun üzvü, layihənin idarəçisinə komanda üzvünün layihəyə həftədə dörd saat həsr edə biləcəyini bildirdi. Bu komanda üzvləri ardıcıl olaraq iki həftəlik iclaslarını qaçırdılar və iş aparma quruluşunda vəzifələrini yerinə yetirdilər. İlk buraxılan yığıncağın ardından layihə müdiri, komandanın üzvüylə görüşməməsi və iştirak etmədiyi müddətləri müzakirə etdi. Komanda üzvünün daha çox prioritetləri olduğunu söylədi. Layihə meneceri bunun şübhə edilmədiyini şübhə etdi, buna görə də ikinci görüşdən sonra layihə meneceri komandanın üzvü ilə görüşdü. Nəzarətçi layihənin idarəçisinə komanda üzvünün davranışının dönəcəyinə əmin olduğunu söylədi.
04 Maraqlı tərəfdaşlar
Layihə üzrə maraqlı tərəflər layihənin uğuruna maraq göstərən, lakin layihə qrupunun üzvü olmayan insanlardır. Layihə layihəsi və ya layihə qrupu üzvləri kimi gündəlik olaraq layihəni düşünmürlər, ancaq əsas qərarlar və layihənin məqsədlərinə dair ümumi tərəqqi barədə döngədə olmaq istəyirlər.
Maraqlı tərəflər layihənin həyata keçirilməsində maraqlı olduqları üçün öz motivasiyasına malikdirlər, lakin layihə menecerinin layihənin məqsədlərinə yönəldilmiş işi qabaqcıl şəkildə aparmaq üçün məsuliyyət daşıyırlar. Bir çox hallarda, bu, çox giriş əldə etmək və çox az giriş əldə etmək arasında zərif bir tarazlıqdır. Səhmdarlar hər bir qərarda çəkinmirlər. Bu layihəni bağlamaq və hər qərarı bir mübarizə etmək. Əksinə, maraqlı tərəflər bağlana bilməz, çünki demək olar ki, hər bir layihənin böyük bir hissəsi maraqlı tərəfləri razı salır.
05 Xüsusi Layihə qrupu üzvləri
Layihə qrupu üzvləri layihənin işini yerinə yetirirlər. Layihə qrupu üzvləri bir çox dəfə layihənin əlavə işlərini kompensasiya etmək üçün digər işlərdə heç bir azalma olmadığı üçün müntəzəm vəzifələrinə üstünlük verəcəklər. Layihə menecerləri komanda üzvlərinin bu məsələ ilə bağlı məsləhətçilərlə danışıqlar aparmasına kömək edə bilərlər, lakin layihə meneceri layihə üzvləri layihənin xaricində olan məsuliyyətlərinə nəzarət etməmişdir.
Komanda üzvlərinin layihəyə həsrəti çox qiymətlidir. Fədakarlığı olmayan, son günlərdə sürüşmə və iş məhsulları yaxşı bir keyfiyyət deyil. Dedicated komanda üzvləri layihənin məqsədlərini vaxtında, büdcə çərçivəsində və keyfiyyət gözləntilərinə çatdırmaq üçün motivasiya edirlər.