Nəticələri alacaq RFP yaradın
bəzən RFP və ya RFQ-nin "tiraj tələbi" adlandırdığı bir məhsuldur, bir məhsul satın almaq istədiyi zaman bir sənəddir və onun xüsusiyyətlərini ictimaiyyətə çatdırmaq istəyir. Bu, adətən bir neçə şirkətin işə və ya işə təklif edəcəyini və daha rəqabətli qiymətləri dəvət edir. Ancaq RFP-ni düzgün hazırlamadığınız halda, səyləriniz zamanın sərf etdiyi və ya daha pis olan, heç bir təklif verməyən təkliflər yarada bilər.
Ən yaxşı uğur üçün bu mövzuda necə getmək olar.
Çətinlik: Orta
Tələb olunan vaxt: Çox vaxt bir neçə gün davam edir
İşdə necə:
- Ev tapşırığını edin: Sizə lazım olanı, istədiyinizi və mümkün olanı nə təklif etdiyinizi təsvir edin. Heç bir ayda 25-dən çox satmadığınız təqdirdə bir saatda 1500 widget istehsal edən bir maşın üçün bir RFP verməyin. Bir xəbərçi bir velosipeddə sürətlə trafikdən keçə biləcəyi zaman bir uçan avtomobili üçün bir RFP verməkdə heç bir nöqtə yoxdur.
- Sizin ehtiyaclarınız və istəklərinizi ayırın: Əgər iş yerindəki qərargahı və mikroavtobusların şəkillərini ötürə biləcək bir proqramı almaq istəyirsinizsə, lazım olan şəkillərin sayını, istədiyiniz şəkillərin maksimum ölçüsünü və lazımlı qətnamə. Əlbəttə ki, bu şəkilləri rəngli olmaq gözəl ola bilər, amma bu, həqiqətən vacibdirmi? Həqiqətən müəyyən bir spesifikliyə ehtiyacınız varsa, "will", "will" və "olmalıdır" kimi sözlər istifadə edin. Bu, bunların tələblər olduğunu göstərir. Yalnız "istəyir" olan xüsusiyyətlər "may", "edə bilər" və "isteğe bağlı" kimi sözlərlə müəyyən edilməlidir.
- Qalibin necə görünəcəyinə dair qərar verin: Təklif etdiyimiz təkliflərə cavab olaraq alınacaq təkliflər fərqli olacaq. Hər cavab verən şirkət müxtəlif güclü və zəif tərəflərə sahib olacaqdır. Bəziləri ən aşağı qiymətə yönəldiləcək. Digərləri isə ən yaxşı keyfiyyətə sahib olacaqlar. Hələ, başqaları tam xüsusiyyət dəsti təqdim edəcəklər. Aradığınız nə qədər qərar verin - ən aşağı qiymət, ən sürətli çatdırılma və ya ikisinin birləşməsi.
- Sənədi təşkil edin: Biznes üçün yazdığınız hər hansı bir şeyə çox fikir verilsin və təşkil olunmalıdır. Anahat başlayan yaxşı bir yerdir. Ən azı bir giriş, tələblər, seçim meyarları, vaxt və proses üçün bölmələr lazımdır. Bu bölmələrdən bir çoxunun alt bölmələri olacaq.
- Təqdimatın yazılması : Tələb olunan təklifi niyə yayımladığınızı və bununla nail olmağınızı nəyə görə potensial iddiaçılara izah edəcəyiniz yerdir. Təqdimat həmçinin, digər hissələrdən, əsas məqamların xülasəsini də daxil edə bilər. Image ötürülməsi sistemi üçün RFP-nin tətbiqi bu kimi bir şey oxuya bilər: "XYZ Şirkəti əsas ofisdən böyük şəhər ərazisində istənilən yerə yükləyən şəkilləri ötürə bilən yüksək etibarlı, asan istifadə sisteminə dair təkliflər təqdim edir. 8 Mart Pazartesi Pazartesi, 5 Mart 2007'ye kadar alınması lazımdır. "
- Tələbləri izah edin : Bu bölmə ən vaciblərdən biridir və adətən ən çox zaman alır. Göndəriləcək şəkillərin ölçüsünü və dəqiqliyini və lazımi sürəti dəqiqləşdirməlisiniz. Xüsusi olun, ancaq vacib olmadıqda, işin həyata keçirilməsini istəyənlərə bildirin. Bu hissəni sistem tərəfindən alt hissələrə bölmək istəyə bilərsiniz. Məsələn: a) şəkil ölçüsü və keyfiyyəti b) transmissiya (həm istənilən sürəti, həm ötürülən təhlükəsizliyi təmin edən istənilən tələblər daxildir); və c) istənilən variantlar (istədiyiniz rəng kimi rəng seçə bilərsiniz).
- Seçmə meyarları : İştirakçılara qalib gələn təklifi necə seçəcəyinizi bildirin. İstədiyiniz qədər çox və ya az məlumat verə bilərsiniz. "XYZ şirkətinin qərarına əsasən qalib gələn iddiaçı yalnız seçiləcəkdir" kimi bir cümlə əlavə etmək yaxşı bir fikirdir. Bəzi hökumətlərin TƏS-ləri seçmə meyarları ilə bağlı çox vacibdir, lakin əksər ticarət tövsiyələri daha dəqiqdir. Hər bir kateqoriyaya hər bir kateqoriyaya bir sıra xal verən bir elektron tablo yaratmaq, daha sonra bir komanda ilk üç skoru olanlardan "ən yaxşı" təklifi seçə bilərsiniz.
- Vaxt xülasəsi : Bu bölmə RFP-ə təklif vermək istəyən şirkətlərə nə qədər tez hərəkət etməsi və prosesin nə qədər müddətdə davam etməsi lazım olduğunu bildirir. Son tarixlərinizi təyin edərkən ağlabatan olun. Kompleks sistemlər üçün təkliflər verməyin, sonra cavab vermək istəyənlərə bir neçə gün verin. İstənilən satınalma çətinləşirsə və ya daha ətraflı cavab tələb etsəniz RFP-nin böyük olması təklifi hazırlamaq üçün daha uzun müddət verin. Bu, həmçinin, uğurlu olarsa və necə çatdırılacaqları barədə xəbərdar edildikdə, qiymətləndirmə prosesinin nə qədər davam edəcəyini iddia edənlərə də məlumat verə bilər.
- Proses: Müqavilənin verilməsi və işə başlanması üçün RFP-nin göndərilməsindən prosesin necə işlədiyini izah etmək üçün bu bölməni istifadə edin. Bu bölmədə "Tender təklifləri yuxarıda göstərilən 8-ci addımda göstərildiyi tarixə görə veriləcəkdir. Bütün təkliflər bütün tələblərə cavab verən və cavabdeh olduğundan əmin olmaq üçün nəzərdən keçiriləcəkdir. Bütün cavab təklifləri X kateqoriyalarında vurulacaqdır (əgər kateqoriyalara siz arzu edirsiniz) və ən yaxşı üç tender təklifi komandası tərəfindən qazanılmış tender təklifi və alternativi seçmək üçün qiymətləndiriləcəkdir. Qazanan iddiaçı ilə danışıqlar iki həftə müddətində bir müqavilə mükafatına səbəb olacaqdır. "
- RFP-nin necə göndərilməsi barədə qərar verin : Ən ÇNR-lərin poçtu göndərilir, amma onlar olmur. E-poçt vasitəsilə RFP göndərə bilərsiniz və ya şirkətin saytına göndərə bilərsiniz. Yalnız cavab verən RFP-i müəyyən etmək üçün iddiaçıların istifadə etməsi lazım olan ad və ya nömrəni göstərməyinizə əmin olun.
- RFP-i kimin qəbul edəcəyinə dair qərar verin: Satın almaq istəyən təchizatçıları artıq müəyyənləşdirmiş ola bilərsiniz. Şirkətiniz hətta əlverişsiz satıcıların siyahısını ola bilər. Əgər yoxsa, peşəkar şəbəkə vasitəsi ilə mümkün satıcıları online axtarış edə bilərsiniz və ya təklifləriniz üçün etibarlı təchizatçılardan digər materiallardan soruşun. RFP'nizi yalnız "böyük" firmalara və ya "qurulan" satıcılara alanların siyahısını məhdudlaşdırmayın. İşinizi qazanmaq üçün daha çox maraqlanan daha kiçik satıcılardan daha yaxşı fikirlər və daha yaxşı qiymətlər tapa bilərsiniz.
- RFP göndərin.