Nümunə Şirkət Yığıncağı Layihə Planı Sizə Başladı
Layihəni Ön Planlayın
İlk addım planı planlaşdırmaqdır.
Tədbiri maraqlı tərəflərlə müzakirə etməklə başlayırsınız. Bu keçən il edildiyi təqdirdə doğru olan nə oldu? Nə oldu? Layihəni kim idarə etdi və bu il bu tələlərin qarşısını almaq üçün kömək edə bilər? Baş prokuror sənə layihə verdiyindən, hadisədən nə istəyir? Tədbir nə vaxt olacaq? Harada? Büdcə nədir?
Mümkün qədər çox məlumat yığın. Bu layihə planını qurduğunuz skelet olacaq.
Komandanı yaradın
Bu layihəni uğurla yerinə yetirmək üçün başqa hansı resurslara ehtiyacınız var? Bu tədbirin uğur qazanmasına kömək edə biləcək digər şöbələrdə insanlar varmı? Oraya kömək etmək üçün nə etmək lazımdır? Yalnız soruşa bilirsinizmi və ya onların patronlarından rəsmi təsdiq almaq lazımdır? Onlardan nə qədər vaxt lazımdır? Onlara təmin etmək üçün hansı xüsusi bacarıqlara ehtiyacınız var? İstədiyiniz şəxs mövcud deyilsə, hər kəs bu bacarığı təmin edə bilərmi?
Bu şirkətin ümumi yığıncağından bəri HR necə kömək edə bilər?
Təsisatlar Departamentindən kömək lazımdırmı? Marketinq şöbəsi nədir? Bu sahədə yardımınız varmı?
Gündəmi planlaşdırın
Görüşün nə qədər davam edəcəyini bildiyiniz zaman, vaxt bloklarını doldurmağa başlayacaqsınız. Açılış spikerinə ehtiyacınız varmı? Kim olacaq? Proqramın bir hissəsi üçün iştirakçıları bir araya gətirmək və ya daha kiçik qruplara ayırmaq istəyirsiniz?
Digər bir neçə natiqə ehtiyacınız var? Siz çıxdığınız zaman kiçik seansları kimə verəcək?
Hadisənin bir gündən çoxu davam edəcəkmi? Birinci günü necə bağlayacaqsınız? İki gündə necə yenidən açılacaqsınız?
Nəhayət, necə başa düşəcəksiniz? Bir yekun nitqinizə ehtiyacınız varmı? Biri sifariş etsəniz, oteldən çıxan insanların loqistikasını necə idarə edəcəksən?
Space tapın
Neçə adamın gəldiyini öyrənin. Daha sonra nə qədər böyük yerə ehtiyacınız olduğunu müəyyənləşdirin. Tədbir harada keçiriləcəkdir? Korporativ ofisdə yer varmı və ya daha geniş yerə ehtiyacınız varmı? Baş icraçı yerdəki yığıncağın insanların konsentrə ola biləcəyini və ya xərcləri minimuma endirmək üçün ofisdə keçirilməsini istəməsini istəyirmi?
Bölgənizdə hansı xüsusiyyətlər sizə lazım olan sahəni təmin edə bilər? Hava limanının yaxınlığında yerləşən bir otel, şəhər xaricinə gələn insanların səyahət müddətini minimuma endirmək üçün yaxşı bir seçimdirmi və ya daha sakit olacağı bir şəhərdən bir şey tapmaq lazımdırmı?
Müxtəlif yerlərdə onların imkanları nədir? Nə daxildir və satın almaq və gətirmək üçün nə lazımdır? Onlar sizinlə işləmək üçün bir fərdi təyin edəcəkmi? Xaricdən maddi və insanlarla bağlı siyasəti nədir?
Çıxarın
Bu sualların ən azı cavablarını topladıqdan sonra, layihənin planını bir yerə qoymağa başlaya bilərsiniz.
Xatırladaq ki, burada göstərdiyimiz işlər yalnız layihə vəzifələri, iş dağıdıcı quruluşu (WBS) siyahısıdır. Görevler ya da zaman çizelgeleri arasında bağımlılıkların heç birini içermez. Bunlar daha sonra əlavə olunacaq.
Nümunə Şirkət Yığıncağı Layihə Planı
Layihənin Layihə İdarəetmə Sisteminin əsas vasitələrini necə istifadə etməklə planlaşdırmağı planlaşdırma prosesində layihə planlaşdırma və layihə idarəetmə bacarıqlarını istifadə edərək müzakirə etdik. Bir layihə planı işinin dağıdıcı quruluşu (WBS) bir şirkət yığıncağını planlaşdırmaq üçün bir layihə axtarmağıdır:
1. Layihəni əvvəlcədən planlaşdırın
- Büdcəni müəyyənləşdirin
- Layihə məqsədlərini qurmaq üçün CEO ilə müzakirə edin
- Məsləhətlər üçün əvvəlki Project Manager (PM) ilə əlaqə saxlayın
- Paydaşların siyahısını müəyyənləşdirin
- Giriş üçün maraqlı tərəflərlə əlaqə saxlayın.
- Tədbir üçün üstünlük tarixini təyin edin
- Neçə dinləyiciyə / təqdimatçıya ehtiyac olduğunu müəyyən edin
- Nə qədər dəstək işçisi lazım olduğunu müəyyən edin
- Neçə işçinin iştirak edəcəyini təyin edin
- Tədbir üçün mümkün yerləri göstərin
Layihə qrupunu yaradın
- Marketinqdən cavab alın
- İ.K.'dan rep alın
- Satınalma birinin kömək edəcək kimsəyə verəcəyinə baxın
- Susandan bütün dinləyicilərin detallarını idarə etməsini xahiş et
- Təsisatlardan alın
- Layihə qrupunun başlama toplantısını planlaşdırın
3. Gündəmi inkişaf etdirin
3a Plan Günü
- Başlanğıc vaxtını təyin edin
- Vaxt qurun, qeydiyyat üçün yer və kadr hazırlayın
- Səhər seansının uzunluğunu seçin
- Çıxışların uzunluğunu müəyyənləşdirin
- Səhər seansı üçün lazım olan səs sayılarını hesablayın
- İşəgötürənlər
- Günorta səhərini planlaşdırın (vaxt və uzunluq)
- Məzahirədə konfrans otağının təzələnməsi (su, çöp və s.)
- Planın nahar fasiləsi (vaxt, müddət, yeri, ödəyən menyu)
- Planın günortadan sonrakı sessiyası (uzunluq, səs sayıları)
- Günortadan sonra danışanlar işə salın
- Birinci gün planı (vaxt, kim, uzunluğu)
3b Plan Günü İki
- Başlanğıc vaxtını təyin edin
- Səhər seansının uzunluğunu seçin
- Səhər seansı üçün lazım olan səs sayılarını hesablayın
- İşəgötürənlər
- Günorta səhərini planlaşdırın (vaxt və uzunluq)
- Məzahirədə konfrans otağının təzələnməsi (su, çöp və s.)
- Planın nahar fasiləsi (vaxt, müddət, yeri, ödəyən menyu)
- Planın günortadan sonrakı sessiyası (uzunluq, səs sayıları)
- Günortadan sonra danışanlar işə salın
- Planı bağlama sözü (vaxt, kim, uzunluğu)
- Otel ilə yoxlama vaxtı təyin edin
4. Space planlaşdırın
- İştirakçıların sayını təyin edin
- Planı oturma düzeni (satırlar və masalar)
- Lazım alanları hesablayın
- Bu məkan miqdarı ilə mövcud yerləri araşdırın (xərclər, yer, xidmət daxildir)
- Hər gün səs sayıları sayını və cəmi sayın
- Lazım olan yardımçı sayının və növünün müəyyən edilməsi
- Otaqlara nə qədər iştirakçı / spiker / heyət lazımdırsa tapın
- Xərcləri və tarixi mövcud yerlərlə müzakirə edin
- Seçilmiş yeri ilə müqavilə bağlayın
5. Hadisəni dərc et
- Hadisənin yeri ilə bütün detalları yekunlaşdırın
- Katılımcıların bildirildiğinden emin olun
- Mövzu və təqdimat saatı / günün bütün natiqlərini xəbər verin
- Bütün dəstək vəzifəlilərinə və növbələrə xəbər verin
- RSVP'lərin iştirakçılardan alın
- Lazım olduğu təqdirdə dəyişdirən iştirakçıları xəbərdar et
6. İzləyin
- Bütün natiqlərdən layihələr çıxışı alın
- Son çıxışları nəzərdən keçirin
- Bütün iştirakçıları, natiqlər, işçilər üçün adları yazın
- Qatılanlar üçün hər hansı bir material və hədiyyələr alın
- Tədbir yeri ilə yenidən təsdiqləyin
7. Qiymətləndirmə və Qiymətləndirmə
- Bütün iştirakçılara məmnuniyyət anketini göndərin
- Bütün məruzəçilərə baxış araşdırmasını göndərin
- Bütün məruzəçilərə və işçilərə təşəkkür edirəm
- Layihə qrupu ilə yaxın görüş keçirin
Daha çox planlaşdırma
Layihə planı iş dağıdıcı quruluşu (WBS), şirkət yığıncağının planlaşdırılması üçün bir nümunə göstərir. Bu anlayışdır. Layihə qrupu hələ də bu maddələr üzərində işləmək və onların bir çoxunda genişləndirilməlidir. Bundan əlavə, hər tapşırıq üçün lazım olan vaxt, vəzifələrin nisbi əhəmiyyəti və vəzifələr arasındakı əlaqələr / bağlılıqları üzərində işləməlidirlər.