Bu tərif kompleks görünə bilər, baxmayaraq ki, layihə rəhbərliyi müəllifləri əslində sağlam düşüncə və praktikliyə köklənir.
Müştərilərinizə və ya məqsədinizə layihə rəhbərliyi vermək istərsinizsə, layihə meneceri olmaq, layihənin idarə edilməsinin əsaslarını addım-addım hesab edirəm. Başlamadan əvvəl, təqdim etdiyiniz xidmətin (və ya atadığınız tapşırığın) həqiqətən bir layihə olub olmadığını müəyyən edin.
Ümumi İdarəetmə və Layihə İdarəetmə
Bir şeyin bir layihə olub olmadığını necə həll edirsiniz? Bunları pozmaq üçün idarəetmənin iki müxtəlif sahəsini funksional (və ya ümumi) idarəetmə və layihə idarəçiliyinə ayırın.
Funksional və ya ümumi idarəetmə bir vəzifənin davamlı işidir. Bir nümunə bir texnologiya şirkətinə sahib olsanız və zəmanət dəstəyi verdiyiniz bir müştəri varsa və onların serverlərini dəstəkləyərək və həftəlik fəaliyyət hesabatını təqdim edərək illik hesabını davamlı olaraq idarə edirsiniz. Beş ildir bunu yaparsanız və müştəri ilə yenilənə bilər bir müqavilə varsa, işiniz davamlı və buna görə ümumi və ya funksionaldır.
Bununla yanaşı müştəriniz yeni bir məzmun idarəetmə sistemini tətbiq etmək istəyirlər və yeni sistemi inkişaf etdirmək üçün bir il var və sizin inkişafınıza yönəltməyinizi xahiş edirsinizsə, müştəriniz bir layihədə sizi məşğul edir.
Eyni şəkildə, əgər insan qaynaqları ilə işləsəniz və işiniz şöbə büdcəsini idarə etmək və kiçik köməkçiləri nəzarət etməkdirsə, onda müəyyən bir nəticə verməyən davamlı bir iş olduğundan, funksional işiniz var.
Digər tərəfdən, əgər eyni HR işiniz varsa və departamentinizin direktoru yeni bir işəgötürmə proqramını tətbiq etməyi xahiş edirsə (və bir müddət və büdcəni təmin edir) və sizə layihə meneceri edirsə, bu layihədir bir başlanğıc və bitmə tarixi var və vəzifə yalnız bir dəfə olur.
Layihənizi üç hissəyə təsəvvür etmək
İndi bir layihəni meydana gətirə biləcək şeyləri başa düşdüyünüzdə, layihənin idarə olunmasına daha yaxından baxa bilərsiniz. İşə qəbul proqramını bir nümunə olaraq istifadə edərək, indi bir layihəyə ehtiyac var olduğunu bildiyiniz üçün növbəti addım lazım olan miqyas, vaxt və büdcəni əks etdirir.
Layihənin idarə olunması, işə götürmə proqramı layihəsinin əhatə dairəsini, büdcəsini və vaxtını planlaşdırma, təşkil etmək və idarə etməkdir. Layihəni görselleştirmemize yardım etmək üçün sadə bir piramida çəkin. Piramidanın hər bir xətti bir layihənin üç əsas hissəsindən birini (yəni, əhatə dairəsi, vaxt və büdcə) təmsil edir. Piramidin ortasında boş yer təslim edilmiş məhsulun keyfiyyətidir . Piramida, layihənizi planladığınız zaman nəzərə almaq üçün vacib bir vasitədir, çünki üç əsas hissənin böyüdülməsi və ya azalması kimi məhsulun keyfiyyətinə təsir göstərir.
Layihənin əhatəsi
Həcmi müəyyənləşdirmək, tez-tez layihənin idarə olunmasının ən çətin və kompleks hissəsidir.
Bir layihənin təfərrüatları əvvəlində məlum deyil, buna görə də layihəni icra etmək üçün hansı fəaliyyət və vəzifələrə ehtiyac duyulduğunu təxmin edirlər. Hədəf, təqdim edəcəyiniz son məhsulu istehsal etmək üçün həyata keçiriləcək bütün müxtəlif fəaliyyət və vəzifələrdən ibarətdir. Layihə sahəsini müəyyənləşdirmək, layihəni bitirmək üçün lazım olan vaxt və büdcəni müəyyənləşdirməyə kömək edəcəkdir. Başlamaq üçün yaxşı bir yol, sadəcə vəzifəni başa çatdırmaq üçün lazım olanları yazmaqdır. Daha sonra, baş verən bütün fəaliyyətləri əhatə edən bir fikir əldə etmək üçün başqaları ilə məsləhətləşin.
Layihənin vaxtı
Bir ilkin əhatə dairəsini qurduqdan sonra, hər bir fəaliyyətə və tapşırığa bir vaxt təyin edə bilərsiniz və əlavə olaraq, layihələrə daha böyük şəkil baxmağa başlaya bilərsiniz. Eyni zamanda hansı tədbirlərin baş verəcəyini və ardıcıl olaraq baş verəcəyini soruşun.
Həm də, bir neçə adamın layihənin fəaliyyətini nəzərdən keçirəcəyinə diqqət yetirin, çünki bu, bir addımı başa çatdırmaq üçün vaxtın təsirinə məruz qalacaq. Üç nəfərin onu nəzərdən keçirməsi lazım olduqda sadə bir tapşırıqın nə qədər uzun sürəcəyini təəccübləndirir. Kümülatif fəaliyyət və vəzifələri başa çatdırmaq üçün lazım olan vaxtı hesabladıqdan sonra, layihə qrupunun izləmək üçün layihə cədvəlini hazırlamağa hazırsınız.
Layihə büdcəsi
Bu nöqtədə, bir layihənin (əhatə dairəsi) və uzunluğunu (vaxtını) təyin etdiniz, İndi büdcəni təyin etmək zamanı gəldi. Layihə üçün vaxt məbləğinin hesablanması kimi, tez-tez başqaları ilə məsləhətləşməlisiniz ki, şöbə də dəqiq büdcəni müəyyənləşdirsin. Bir büdcə insan və materialları, o cümlədən həyata keçirilmiş fəaliyyətlərdə və onların (yəni, insanların) ehtiyacları və istifadə olunan materialların istifadəsi daxil olmaqla bir çox mülahizələrdən ibarətdir.
Rabitə əsasdır
Tez-tez bir müştəri (və ya müdir) layihənin əhatə dairəsini nəzərə almadan əvvəlcədən təyin edilmiş vaxt və büdcə çərçivəsində başa çatdırılmış bir layihə istəyir. Bununla bağlı problem, demək olar ki, hər zaman, layihənin əhatə dairəsi vaxt və büdcə məhdudiyyətləri nəzərə alınmaqla kifayət qədər tamamlana bilməz. Nəticədə layihə rəhbərliyinin bir hissəsi layihənin əhatə dairəsinin şərtlərini müştəri və ya müdir ilə müzakirə edir. Müzakirə prosesi boyunca, layihənin bütün uzunluğu ilə yanaşı, yaxşı ünsiyyət də sizə lazım olan ən mühüm bacarıqdır. Yol boyunca problemləri daha aydın şəkildə bildirirsiniz, müvəkkiliniz və ya patronunuz daha xoşbəxt olacaqdır.