Formal Layihələr təqib etdiyimiz beş mərhələdən ibarətdir
- Təşəbbüs: layihə qrupunun formalaşdırılması, layihənin ləğv edilməsi və başlanğıc.
- Planlaşdırma: Layihənin əhatə dairəsini yekunlaşdırmaq, ətraflı iş arakəsminin müəyyən edilməsi, risk qiymətləndirilməsi, resurs tələblərinin müəyyən edilməsi, cədvəlin yekunlaşdırılması və faktiki işə hazırlıq.
- İcra: layihənin tərifi və həcmi ilə tələb olunan faktiki işin yerinə yetirilməsi.
- Monitor və nəzarət: icra mərhələsi zamanı resursların və büdcələrin faktiki idarə olunması , hesabatlanması və idarə olunması.
- Layihənin bağlanması: Layihənin təsdiqi, öyrənilən dərslərin qiymətləndirilməsi, layihə qrupunun təxirə salınması.
Ənənəvi Layihə hərəkəti
Layihənin ölçüsündən asılı olmayaraq, mərhələlər vasitəsilə hərəkət eynidır. Layihə, layihə menecerini müəyyənləşdirən və layihənin əhəmiyyətini təsvir edən bir nizamnamə ilə başlamış və ya başlamışdır.
Layihə başlandıqdan sonra planlaşdırma mərhələsinə keçir. Burada, əsas və iş qrupları, layihənin əhatəsinə çatmaq üçün vaxtın, xərclərin, resursların və risklərin qiymətləndirilməsi və qiymətləndirmələrini hazırlamaq üçün lazımi işləri başa çatdırırlar.
Planlaşdırma mərhələsindən sonra iş sələf və ya əvvəlki fəaliyyətdən sonrakı fəaliyyətlərə keçmək üçün lazımi qaydada başlanır və baş verir.
Layihənin asılılığı bu mərhələdə mühüm rol oynayır.
İcra edildikdə layihə meneceri və qrup üzvləri kritik yol işlərinə diqqət yetirərək, ümumi layihə barədə hesabat hazırlayır və nəzarət edirlər. Bu iş icra mərhələsi başa çatana qədər davam edir və layihə müştəriyə çatdırılır.
Son mərhələdə proyekt yaxındır ki, üzvlər növbəti təşəbbüsə keçə bilməsi üçün çatdırılmayı tamamlayır, öyrənilən dərsləri qiymətləndirir və layihə qrupunu işə salır.
Çevik və ya təkrarlanan inkişaf tipli layihələr üçün planlaşdırma və icraat qısa spurts və ya sprints, layihənin müştəri məmnuniyyətini başa qədər qədər təkrar mərhələləri ilə həyata keçirilir.
Hər bir mərhələ üçün ətraflı izah
Inisiator tə'siri: Möhkəm bir layihə başlanğıcı layihənizin müvəffəqiyyətə çatdırılmasını deyil, həm də gələcək mərhələlər üçün zəmin hazırlayacaqdır. Təşəbbüs zamanı layihənin qrup üzvlərini təyin edəcəyik, layihənin ümumi məqsədləri barədə məlumat verin və layihəni səmərəli şəkildə planlaşdırmaq üçün müştəri və ya layihə sahibindən mümkün qədər çox suallar verin. Layihə haqqında komanda həyəcanı yaratmaq və layihənin planlaşdırılmasına təsir göstərə biləcək hər hansı bir son dəqiqə məlumatını toplamaq da böyük vaxtdır. Əlavə addımlar:
- Paydaş təhlili
- İcraçı sponsorun təyin edilməsi
- Nizamnamə sənədinin hazırlanması və əlaqələndirilməsi
- Formal başlayan qarşılama
Planlaşdırma : Layihəni başlatdıqdan və bütün müvafiq məlumatları topladığınızdan sonra layihəni planlaşdırmağa başlayacaqsınız. Planlaşdırma mərhələsi layihənizin ölçüsündən, nə qədər təşkil etdiyiniz məlumatdan və komanda nə qədər böyük olduğundan asılıdır.
Planlaşdırmanın son nəticəsi hər kəsin təyin edilmiş vəzifələrinə əməl edəcəyi aydın bir layihə planı və ya cədvəli olmalıdır. Layihə planlaşdırarkən Microsoft Project və ya Basecamp kimi bir layihə planlaşdırma proqramını istifadə etmək son dərəcə faydalıdır. Bu proqramlardan birinə çıxışınız yoxdursa, pulsuz layihə planlaşdırma proqramı üçün onlayn bir axtarış edin. Layihə planlaşdırma proqramının istifadəsi faydalı olmasına baxmayaraq, həmişə lazım deyil. Planınızı yaratmaq və komanda ilə əlaqə qurmaq üçün Excel və Word istifadə edərək, eyni dərəcədə effektivdir. Planlaşdırma mərhələsində xüsusi vəzifələrə aşağıdakılar daxildir:
- Müxtəlif paydaşlar üçün bir rabitə planı yaratmaq
- Müfəssəl bir iş dağıdıcı quruluşunun inkişaf etdirilməsi.
- Kritik yolun müəyyən edilməsi.
- Layihə planı üzrə resursların yerləşdirilməsi və layihənin müstəqilliyinə və resurs məhdudiyyətlərinə əsaslanaraq işin sıralanmasını aydınlaşdırmaq.
- Ətraflı plan hazırlamaq.
- Risklərin qiymətləndirilməsi və risklərin prioritetləşdirilməsi və azaldılması planının hazırlanması.
İcra: İndi möhkəm bir layihə planınız olduğundan, komanda öz vəzifələrini yerinə yetirməyə başlaya bilər. Bu, hər kəsin əslində iş görməyə başladığı mərhələdir. Hər kəsin layihənin bir hissəsini icra etməyə başlamaq üçün lazım olan hər şeyə malik olmasını təmin etmək üçün iclasın iclas mərhələsini rəsmi olaraq başlamağı planlaşdırırsınız. Komanda doğru yolda başlamağı əldə etmək, layihənin müvəffəqiyyətinin ayrılmaz hissəsidir, buna görə cədvəli və kommunikasiya planını açıq şəkildə ifadə edir.
Monitor və nəzarət: Layihə icra mərhələsində olsa da, planlaşdırıldığı kimi hərəkət etməsini təmin etmək üçün monitorinqə və nəzarətə başlamağa başlayacaqsınız. Bir layihəni izləmək və nəzarət etmək üçün müxtəlif yollar var. Gündəlik "stand-up" və ya daha çox formal həftəlik statistika toplantıları təşkil komanda liderləri ilə təsadüfi yoxlamalar effektivdir. Bu görüşlərdən və ya ünsiyyət kanallarından çıxan məlumatlar geribildirim döngəsini və nəticədə layihəyə lazım olan hər hansı bir yenidən planlaşdırma və düzəlişləri məlumatlandırır. Bu mərhələdə əlavə mühüm işlər daxildir:
Layihənin statusu ilə maraqlanan tərəfin məlumatlandırılmasını təmin etmək üçün öncədən qurulmuş kommunikasiya planınıza əməl edin.
İşçi qrupları və kritik yolda iş fəaliyyəti monitorinqi.
Cədvəlin performansını paralel və ya zəruri hallarda, resursları əlavə edərək cədvəlin şaqqıltıla sürətlə izlənməsi və ya tamamlanması ilə təkmilləşdirilməsi imkanlarını müəyyənləşdirin.
Planlaşdırılan xərclərə faktiki olaraq baxılması.
Bəzi hallarda layihənin planı üçün qazanılmış dəyər üzrə monitorinq, hesablama və hesabat vermək.
Risklərin monitorinqi və azaldılması və risk planını lazım gəldikdə yaxşılaşdırmaq.
Layihənin Yoxlaması: Layihənin bütün detalları və tapşırıqları müştərinin və ya layihənin sahibi tərəfindən tamamlandıqdan və təsdiqləndikdən sonra; nəhayət layihənizi bağlaya bilərsiniz. Bir layihənin bağlanması onun təşəbbüsü, planlaşdırılması və icrası kimi mühümdür. Layihədən bütün məlumatları sənədləşdirmək və səliqəli şəkildə təşkil etmək istəyirsinizsə, lazım olduqda geri qayıda bilərsiniz. Layihədə bir post-mortem keçirmək üçün də yaxşı vaxtdır, belə ki, bütün komanda üzvləri layihə zamanı düzgün və ya yanlış getdikcə fikirləşə bilərlər. Nəticənin digər layihə üzvləri ilə paylaşılmasına və layihə tarixçəsi qovluğuna təqdim olunmasına görə sənədləşdirilməlidir. Nəhayət, firma siyasətinizlə göstərildiyi kimi geribildirim və performans qiymətləndirmələrini təmin edən layihə qrupunu formal olaraq buraxmaq vacibdir.
-
Art Petty tərəfindən yeniləndi