Birinci Layihəni necə uğurla idarə etmək olar

Təbrik edirik! Siz sadəcə mühüm bir yeni layihənin icrasına başlamışdınız. Aydındır ki, sizin müdiriniz bu fürsəti bacarıqlarınıza olan etibarlı səs kimi təqdim edir. Siz heyecanlandığınız zaman, ilk dəfə ümumi layihə üçün məsuliyyət daşıyır və bir az qorxudur

Bir sıra suallar ağılınızdan keçir.

• Necə başlaya bilərəm?
• Layihənin təşəbbüsdən bağlanmasına qədər hərəkət etməsi üçün lazım olan addımlar hansılardır?

• Yüksək performanslı layihə qrupunu necə qura bilərəm ?
• Bu prosesdə kimdən kömək istəyə bilərəm? İcraçı sponsor varmı?

Bu yazı, təşkilat üçün unikal bir fəaliyyət üçün bir layihə , komitə və ya komanda təşəbbüsünə rəhbərlik etmək üçün hər kəsə kömək etməyə yönəldilmişdir. Tətil bayramı təşkili və ya yeni məhsul inkişafı təşəbbüslərinin təşkili olsun, layihənin idarəolunması vasitəsi və prosesi uğurlu olma ehtimalı daha yüksəkdir.

Birincisi, layihə prosesinin 5 mərhələsini başa düş:

5 mərhələdən hər biri haqqında daha ətraflı oxumağa təşviq edirəm, bil ki:

1. Inisiator tə'siri: layihəni bitirdikdən sonra.
2. Planlaşdırma: Layihənin bütün işlərini planlaşdırma.
3. İcra: əslində işi yerinə yetirir.
4. İdarəetmə və nəzarət: proqnozu izləmək üçün layihə zamanı etdiyiniz bütün işlər.
5. Yekun: layihəni bitirmək və çatdırmaq və komanda əlavə etmək.

Bu addımlar hər bir layihə üçün eynidır.

13 Layihə üçün əsas addımlar Acemi:

1. Təyinatını müəyyənləşdirin: Hər hansı bir layihənin ilk, ən əhəmiyyətlisi, addım layihənin əhatəsini müəyyənləşdirir . Bunu yerinə yetirmək və ya yaratmaq nəyə lazımdır? Layihənin məqsədi nədir? Eyni zamanda vacibdir ki, layihənizin tərkibinə daxil edilməmişdir. Patronunuzdan kifayət qədər təsəvvür almazsanız, əhatə dairəsini aydınlaşdırın və təsdiq üçün üst tərəfə göndərin. Məsələn nümunə biznes mövzusundan bir qədər az olsa da, biz hamı bir toy qəbul ilə əlaqələndirə bilərik. Bir toy qəbul planlaşdırma, sizin əhatə dairəsi ola bilər: 100 qonaq üçün bir nikah hazırlamaq, yemək, açıq bar, toy tort və müəyyən bir tarix üçün rəqs üçün canlı band 20,000-dən çox olmayan bir dəyəri ilə başa çatdırmaq.

1. Mövcud mənbələri müəyyənləşdirin: Layihə məqsədlərinə nail olmaq üçün sizə nə insanlar, avadanlıqlar və pul veriləcəkdir? Bir layihə meneceri olaraq, adətən bu resursların birbaşa nəzarəti yoxdur, ancaq onları matrix idarə etməklə idarə etmək lazımdır.
2. Zaman xəttini anlayın: Layihə nə vaxt başa çatmalıdır? Layihə planını inkişaf etdirdiyiniz kimi, layihə zamanı vaxtınızı necə istifadə etdiyinizə görə bəzi rahatlıqlara malik ola bilərsiniz, ancaq gecə vaxtı odur ki, toyun qəbulunda olduğu kimi. Proqrama uyğun olaraq çox iş saatları istifadə etməyi qərara alırsanız, büdcənizin məhdudiyyətlərinə qarşı çəkinməlisiniz.
3. Layihə qrupunuzu yığın: Komanda ilə birlikdə insanları birləşdirin və dialoqa başlayın. Onlar texniki mütəxəssislərdir. Ona görə də onların funksional nəzarətçisi onları layihəyə verdi. Sizin işiniz komandanı idarə etməkdir.
4. İşi ətraflı, 1-ci hissə: Layihəni başa çatdırmaq üçün yaradılmalı olan əsas hissələr və ya komponentlər hansılardır? Məsələn, bir nikah qəbulu yüksək səviyyədə tələb olunur: ziyafət salonu, yemək, içki, tort, qonaq və əyləncə. Əlbəttə ki, bu böyük əşyaların hər biri bir çox əlavə maddələrə bölünə bilər. Bu, növbəti addımdır.
5. İşi ətraflı, 2-ci hissə: Yuxarıda bizim toy qəbul nümunəsi, ehtimal ki, müxtəlif komponentlərdən məsul olan bir komanda və ya şəxsi var. Hər bir əsas məqamda nail olmaq üçün lazım olan detalları yazmaq üçün komanda üzvlərinizlə işləmək. Yeməkdən məsul olan şəxs, variantları, xərc sərhədlərini anlamaq və sahəyə nail olmaq üçün dəstək verən seçimləri etməlidir . Böyük addımların hər birində kiçik addımları göstərin. Daha çox və daha ətraflı addımlar atdığınız dərin səviyyələrdə layihənin ölçüsü və mürəkkəbliyinə bağlıdır.

1. Ön planı hazırlayın: Bütün addımlarınızı bir plana yığın. Bunu etmək üçün yaxşı bir yoldur, digər maddələrdən əvvəl hansı maddələrdən keçməli olduğunu müəyyən edən üstünlük tablosundan istifadə etməkdir. Formal layihə idarəetmə təcrübələri şəbəkə diaqramı adlanır və kritik yolun müəyyənləşdirilməsini tələb edir. Bu sizin ehtiyaclarınızdan və ya məlumatınızın səviyyəsindən kənara çıxa bilərsə də, əsas məsələ düzgün fəaliyyətdə ardıcıllıqla ardıcıllıq yaratmaq və sonra resurslara resursların ayrılmasıdır. Soruşmaq üçün suallar daxildir: İlk əvvəl nə baş verir? Növbəti addım nədir? Hansı addımlar eyni zamanda müxtəlif resurslarla gedə bilər? Kim hər addımı atacaq? Necə uzun sürəcək? Bu sizin üçün bir çox şeyi avtomatlaşdıra biləcək bir çox əla proqram paketləri mövcuddur. Başqalarına istifadə etdikləri mövqelərdən dəvət edin.
2. Baza Planınızı yaradın: Sizin komandanızdan və digər maraqlı tərəflərdən ilkin planınız barədə geri bildirim əldə edin. Layihəni mövcud vaxta uyğunlaşdırmaq üçün vaxt və iş proqramlarını seçin. Əsas plan hazırlamaq üçün ilkin plana zəruri düzəlişlər etmək.

1. Layihə Düzəlişlərini İstəyirik: Layihə üçün kifayət qədər vaxt, pul və ya istedad yoxdur. Sizin işiniz insanların gözlədiyindən çox məhdud resurslarla daha çox məşğul olmaqdır. Ancaq çox vaxt qeyri-real olan bir layihəyə qoyulan məhdudiyyətlər var. Sənin iddiasını verməlisiniz və onu müdirinizə təqdim etməlisiniz və bu qeyri-real məhdudiyyətlərin dəyişdirilməsini tələb etməlisiniz. Layihənin başında dəyişikliklər soruşun. Lazım olan dəyişiklikləri soruşmaqdan narahat olmayana qədər gözləyin. Ancaq layihəniz bir toy içərisində olsa, çox əhəmiyyətli dəyişikliklər etməyi müvəffəqiyyətli olmasını gözləməyin!
2. Planınızı İşləyin, amma bunun üçün ölməyin: Planın edilməsi vacibdir, lakin plan dəyişdirilə bilər. Hər səhər işləməyi planlaşdırırsınız. Bir qəsəbə bir qəza ilə bağlanarsa, planınızı dəyişdirir və fərqli bir şəkildə gedəcəksiniz. Layihə planlarınızla eyni olsun. Lazım olduğu kimi dəyişdirin, lakin həmişə əhatə dairəsini və ehtiyatlarını nəzərə al.
3. Komandanızın tərəqqisini izləmək: Layihənin əvvəlində az da olsa irəliləyəcəksiniz, amma hər kəsin hər halda nə etdiyini izləmək üçün başlayın. Bu problemlərdən əvvəl problemləri daha asan tutmağa kömək edəcəkdir.
4. Sənəd hər şey: qeydləri saxlayın. Baza planını dəyişdikdə, dəyişikliyin nə olduğunu və nə üçün lazım olduğunu yaz. Layihəyə hər dəfə yeni bir tələb əlavə olunduqda, tələbin olduğu yerdən yazılır və buna görə vaxtın və ya büdcənin necə düzəldildiyi barədə yazılır. Hər şeyi xatırlaya bilmərik, buna görə də onları yazıb layihənin sonuna nəzərdən keçirməyə və onlardan öyrənə bilərsiniz.
5. Hər kəsə məlumat verin: Proyektdə bütün maraqlı tərəflərə irəliləmə barədə məlumat verin. Hər bir mərhələni başa çatdıra bilmək üçün onlara müvəffəqiyyətiniz barədə məlumat verin, ancaq problemləri onlara çatdıqdan sonra bildirin. Ayrıca, komandanıza məlumat verin. Değişiklikler göz önüne alındığında, ekibe onlara mümkün olduğunca ileride anlat. Komandada olan hər kəsin hər kəsin nə etdiyini bildiyindən əmin olun.

Aşağı xətt

Layihə təşəbbüsünə rəhbərlik etmək üçün rəsmi layihə meneceri olmağa ehtiyacınız yoxdur. Bununla yanaşı, layihənin idarə olunması vasitələrini və məntiqini məqsədlərinizə aydınlaşdırmaq, işi ətraflı izah etmək, komanda qurmaq və işin icrasına və monitorinqinə müraciət etməlisiniz. Uğurların ən yaxşısı!