Layihənin İdarə Edilməsi: Bir Təyinat
Layihənin idarə olunması baxımından 'İdarəetmə', layihələrin necə idarə olunduğunu, təşkilatınız tərəfindən idarə olunduğunu və nəzarət etdiyini təyin edən siyasət, proses, standart, prosedur və qaydaya istinad edir.
İdarəetmə geniş bürokratiya və ya sketchy və "işıq" (bu halda, yəqin səmərəsizdir) ilə "ağır" ola bilər.
Menecerlər ətraf mühit və mədəniyyətlər üçün düzgün idarəetmə səviyyəsini hədəfə almalıdırlar. İdarəetmə siyasətinin məqsədə uyğun olduğundan əmin olmaq onların effektivliyinin təmin edilməsində əsas amildir.
İdarəçilik başdan başlanır. Şirkətin idarə heyəti yaxşı idarəetmə və layihələrin düzgün qaydada idarə edilməsi, müəyyən qaydalar çərçivəsində həyata keçirilməsini təmin etməlidir. Bu münasibət və gözlənilən standartlar Layihə heyətinə və layihə rəhbərlərinə (və mövcud olan proqram qruplarına) süzülür.
Niyə Layihə İdarəetmə Problemləri?
Proje sponsoru ve diğer önemli paydaşlar, projenin bütçesini doğru şekilde harcadığınızı bilmek ister. Layihənin tərəqqisini effektiv şəkildə təqib etdiyinizi və layihənin riskini zəruri hal kimi idarə etmək üçün gücləndirdiyinizi görmək istəyirlər.
Lakin layihələr üzərində yaxşı idarəetmə əsaslandırılması bundan da çox irəliləyir.
İdarəetmə müştərilər tərəfindən, xüsusən də dövlət sektorunda tələb olunur.
Hökumətlər və tənzimləyicilər müəyyən layihələr üçün müəyyən standartları tələb edirlər (və bəzi hallarda tətbiq edirlər). İdarəetmə yalnız bir daxili məsələ deyil: tənzimlənən bazarlarda fəaliyyət göstərən bir çox şirkət Sarbanes-Oxley kimi xarici qanunvericiliyin rəhbərliyini yerinə yetirməlidir. Layihənin idarə olunması şirkətinizin səmərəli fəaliyyət göstərdiyini və sənayeniz üçün nəzərdə tutulan təlimatlar və qaydalar çərçivəsində sübut edə biləcəyinin kiçik bir hissəsini təşkil edir.
Layihənin idarə olunması da sizə kömək edir:
- İnvestisiyadan qaynaqlılığınızı artırın və bu investisiyaları effektiv izləyin
- Layihələr üçün satın alma-gəlir əldə edin
- Layihələrin uğursuzluğuna səbəb olan ümumi səbəbləri çəkinin
- Daha təsirli ünsiyyət
- Layihələr arasında standartlaşdırma tətbiq edərək, performansı müqayisə etmək asanlaşdırır
- Riskləri minimuma endir
- Struktur mühitdə kadr hazırlamaq və motivasiya etmək
Layihənin İdarə Edilməsi Hansı Yəqin?
İndi biz layihə idarəetməsinin nə olduğunu bilirik, bu layihə üzərində nədir? Layihə mühitində idarəetməni nümayiş etdirən fəaliyyət növləri aşağıdakılardır:
- Təsdiq üçün müəyyən nöqtələri ehtiva edən bir intizamlı layihə idarəetmə dövrü mövcuddur. Layihənin canlılığının müzakirə edildiyi və işlə davam etdirilməsinin olub-olmadığı barədə qərar verilmişdir.
- Layihələrin aydın işi var və iş idarələri rəhbərlik qruplarının doğru qərarlar qəbul etməsi üçün kifayət qədər məlumatları var.
- Bu qərarlar müvafiq şəkildə sənədləşdirilir və məlumatlandırılır.
- Layihələr üzərində işləyən insanlar rol və vəzifələri müəyyənləşdirmişdir.
- Layihə qruplarının davamlı inkişaf etdirmək və günahsız bir mühitdə öyrənilmiş dərsləri müzakirə etməyə imkan verən davamlı öyrənmə mədəniyyəti var.
- Layihə qruplarının layihələrini nəzərdən keçirməsinə və zəruri hallarda müstəqil dəstək tələb etmələrinə imkan verən proseslər və prosedurlar var.
- Maraqlı tərəflər məşğul olurlar və onlar prosesə etibar edirlər.
- Layihə qrupları müvafiq rollarda təcrübəli və ixtisaslı olan fərdlərdən ibarətdir.
Layihələrin idarə olunması təşkilatın ümumi strukturları ilə bağlıdır. Əgər layihənin idarəedilməsinin əsas məqsədi layihələrin doğru şəkildə həyata keçirilməsini təmin etməkdirsə, bunun korporativ səviyyədə, korporativ risklərin idarəedilməsində və daha çox maliyyə idarəçiliyi ilə əlaqəli olduğunu görə bilərsiniz.
Layihə idarəetmə, mövcud təşkilati proseslərinizə uyğunlaşmalıdır. Başqa bir deyişlə, digər sahələrdə işlədiyiniz zaman yeni bir maliyyə idarəetmə prosesi yaratmayın! Hazırda mövcud olanları istifadə edin və onları bir layihə mühitində istifadə etməyə uyğun etmək üçün korporativ prosesləri çimdik.
5 Layihənin İdarə Edilməsi üçün Fokus Məqsədləri
Buna baxdığınızda, layihənin idarəedilməsi layihənin idarə olunmasının bütün elementləri ilə yayılmışdır.
Bununla yanaşı, idarəetmənin xüsusilə vacib olduğu bir sıra əsas diqqət mərkəzləri var.
- Metodologiya və proseslər: Bunlar işinizi etibarlı və davamlı şəkildə çatdırmaqda kömək edir.
- Knowledge Management: Bu, öyrənilmiş dərslər və təşkilatın layihə təcrübəsindən öyrənilməsinin təmin edilməsi üçün çox vacibdir. Eyni səhvləri bir neçə dəfə etməyi dayandırmaq istəyirsinizsə, məlumatların idarə edilməsi vacibdir.
- Layihənin İdarə Edilməsi Vərəmi: Təşkilat layihənizin idarəolunma müddəti artdıqca, müvəffəqiyyətlə çatdırmaq bacarığınız olacaq.
- Yüksək səviyyəli satınalma: Layihənin idarə edilməsi üzrə öhdəlik ən üst səviyyədə başlayır. İdarəetmə dəstəyiniz varsa, bu, biznesin bütün səviyyələrində azalacaq və idarəetmə yanaşması daha davamlı olacaqdır.
- Dəstəkli Mədəniyyət: Dəstək mədəniyyəti, günah deyil, layihə menecerlərinin inkişaf etdirmək üçün doğru mühitə sahib olmasını təmin edəcəkdir. Layihə İdarəetmə Ofisinin və ya Layihə Direktorunun rəhbərlik etdiyi dəstəkləyici bir mədəniyyət layihə menecerlərinin öz məqsədlərinə və layihələrə çatmasına kömək edəcəkdir.
Korporativ Standart yoxdursa nə etməli
Kiçik təşkilatlarda bir çox layihə meneceri özlərini dəstəkləyən bir mühitdə və layihənin idarə olunması konsepsiyası üçün satınalma olduğu yerlərdə, lakin qidalanma üçün formal təşkilati strukturların olmadığı yerlərdə həyata keçirirlər.
Bu vəziyyətdə - kiçik təşkilatlara xüsusi deyil - layihə rəhbərliyi modelinizi sıfırdan tərtib edəcəyik. Layihənin idarəetmə yanaşması olmasa, siz şelfdən atacaqsınız və layihəyə uyğun olsanız, özünüzü qurmalısınız.
Göründüyü kimi çətin deyil!
Əsasları qurmağa başlayın:
- Bir rol və məsuliyyət sənədini yaradın
- Bir layihənin sponsoru olduğuna əmin olun
- Layihə heyəti və ya idarə qrupunuz olduğundan və dəqiqə aparan müntəzəm görüşlər təşkil etdiyinizdən əmin olun
- Risk idarə edilməsi prosesini qurun
- Bir dəyişiklik idarə edilməsi prosesini qurun
- Layihənin həyat qabiliyyətini iş yerinin orijinal məqsədlərinə (yoxlamanın hər bir mərhələsinin sonu bu çekləri yerləşdirmək üçün təbii nöqtədir) qarşı yoxlayırsınız.
Nəticədə, kifayət qədər idarəetmənin təmin edilməsi üçün layihə sponsorunun məsuliyyəti, lakin layihə menecerləri bununla da aktiv rol oynaya bilərlər.
İdarəetmə layihənin idarə olunmasında quru olan məsələlərdən biri ola bilər, lakin ən vaciblərdən biridir. Üst səviyyə rəhbərlik qrupları yaxşı bir iş etdiyini bildiyini və layihənin lazım olduğu kimi inkişaf etdiyini güvəndi. Bununla yanaşı, menecerlər üçün pulun biznes işinə uyğun və uyğun yollarla xərcləndiyini bilməsi üçün lazım olan çekləri və balansları təmin edir.