Layihənin irəliləməsini davam etdirin
Biz də istifadə edə biləcəyiniz dəyişiklik idarə alətlərindən və layihə əhatə dairəsinin idarə olunmasına necə baxdığına baxacağıq.
Hətta proseslərdən və ya vasitələrdən danışmaqdan əvvəl, dünyagörüşümün dəyişdirilməsini müzakirə etmək istəyirəm.
Dəyişiklikləri qəbul et
Dəyişikliklər layihənin idarəetmə dövrünün istənilən nöqtəsində baş verə bilər.
Baş ağrısı az olan layihələrdə dəyişiklik idarə etmənin ən asan yolu baş verəcəyini və bunun üçün planlaşdırdığını bilməkdir.
Dəyişikliklərdən əvvəl dəyişikliklərlə mübarizə aparmaq üçün strategiyalara sahib olmaq hər kəsin fərqli olacağı ilə gəmiyə getmək üçün ən sürətli yoludur.
Müəyyən edilmiş, strukturlaşdırılmış dəyişikliklərin idarə edilməsi prosesi başlamağa ən yaxşı yerdir. Layihənin nə planlaşdırıldığından fərqli bir şey etməsi və layihənin uğursuzluğundan qaçınmaq üçün yaxşı bir yol olması lazımdırsa, kimsə nə təklif etdiyinə dair nə üçün edəcəyiniz üçün sizin playbook var.
Change Management Process
Dəyişiklik idarəetmə prosesi belədir:
- Dəyişiklik haqqında məlumat əldə edin
- Hansı işin planlaşdırılacağını da daxil olmaqla, dəyişikliyi qiymətləndirin
- Gələcəyə dəyər olub olmadığına dair bir tövsiyə hazırlayın.
- Sonra dəyişikliyin daxil edilməməsi və ya olmaması barədə layihənin sponsorundan qərar qəbul edirsiniz.
Bu addımların hər növünə nəzər salaq.
Dəyişiklik haqqında məlumat əldə edin
Layihəni dəyişdirmək üçün bir müraciət alacaqsınız. Siz məlumatları yüzlərlə müxtəlif yollarla əldə edə bilərsiniz: bir görüşdə, elektron poçtda, telefonda, dəhlizdə, axşam saatlarında ofisdən çıxdığınız zaman. İdeal olaraq, bir dəyişiklik sorğusu şəklində məlumat alacaqsınız, ancaq gerçək həyatda bir çox maraqlı tərəfin bu cür sənədlərin doldurulmasının layihə menecerinin işi olduğunu düşünməlisiniz. Və sizin şirkətinizdə ola bilər.
İstəyinizin bütün detallarını tutmaq üçün layihə dəyişikliyi tələb şablonunu (bir dəqiqəlik daha çox) istifadə edin, ancaq informal olaraq sizinlə birlikdə gəlirlər. Sonra təşəbbüskar keçmiş formu çalıştırın ki, istədikləri şeyləri dəqiq əks etdirdiyinizi bilsin.
Dəyişikliklər də nəzərə alınmaqla işləyə bilər. Həmişə dəyişikliklərin işə qoyulması ilə əlaqəli olacağını fərz etmə. Proyektin miqyasını artırdığınız və ya azaldığınızdan asılı olmayaraq proses eynidır.
Dəyişdirmə Qiymətləndirməsini həyata keçirin
Değişiklik tələbinə ətraflı baxın. Aşağıdakı təsirləri qiymətləndirirsiniz:
- Cədvəl
- Sənədlər
- Tarixi və işi hələ də edəcəyik
- Büdcə
- Keyfiyyətli tədbirlər
- Sahə
- Resursların mövcudluğu.
Məsələn, proqram dəyişikliyi 5 gündə qiymətləndirilə bilər.
Bu cədvələ yalnız 5 gün əlavə etməyəcək, çünki başqa bir işi itələyir və əsas qaynaqın tətil olduğu müddətdə hərəkət edir. Həmin vəzifənin də köçürülməsi lazımdır, belə ki, ümumiyyətlə, bu dəyişiklik cədvələ 8 gün əlavə edərdi. Bunu etmək $ 5k-a başa gəlir və əlavə 8 gün bizə təchizatçı müqaviləsi ilə başqa bir aya basır, buna görə də orada hesablamaq üçün xərclər var. Keyfiyyət yeni dəyişikliyi əhatə edən eyni dəyişikliklərdir. Bütün müvafiq sənədlərin yenilənməsi lazımdır, o cümlədən başlanmış olan layihə planı və təlim təlimatları.
Gördüyünüz kimi, sadə 5 günlük dəyişikliyin geniş təsiri ola bilər. Tam dəyişikliyin nəticəsini dəyişə biləcəyi kimi dəyişikliyi etməməyə qərar verməməzdən əvvəl bu mövzular haqqında hamısını bilmək vacibdir.
Tövsiyəni hazırlayın və təqdim edin
İndi dəyişikliyin tam təsirini bilirsinizsə, onunla davam etməyinizə dair bir tövsiyə edə bilərsiniz.
Bəzi hallarda, qəbul edilməyən xərclər xərcdən az olacağı üçün olmayacaqdır. Digər hallarda, əlavə işi aparmaq üçün xərclərin ödənilməsi üçün orada kifayət qədər fayda ola bilər. Digər hallarda, dəyişmənin xərclərə mənfi təsir göstərəcəyini, ancaq bu barədə bir tənzimləmə və ya uyğunluq məsələsi olduğundan və ya təşkilati yenidən quruluş kimi digər bir daxili səbəbdən istifadə edə biləcəyiniz bir şey yoxdur.
Qərar alın
İcazə məhdudiyyətinizə daxil olan kiçik dəyişikliklər üçün, dəyişiklikləri qəbul etməyiniz və ya özünüz yoxdursa (komandadan sağ giriş ilə) qərar qəbul edə bilərsiniz. Daha böyük bir şey layihənin sponsoru və ya layihə heyəti tərəfindən təsdiq edilməlidir.
Geri qayıtmaq və onların dəyişiklikləri rədd edilmişsə kimsə demək. Layihə paydaşlarınızdan asılı olmayaraq zəhlətökən qarşısını almaq istərdiniz !
İdarəetmə Tools dəyişdirin
Bu prosesi asanlaşdırmaq və daha sadələşdirmək üçün istifadə edə biləcəyiniz bir sıra dəyişiklik idarə alətləri var. Tövsiyə edirəm:
- Layihə əhatəsinə bir dəyişiklik qaldırmaq üçün nə etmələri lazım olduğuna görə insanları gəzən bir yoxlama siyahısı və ya proses xəritəsi.
- Şablon dəyişdirmə sorğusu forması. Avtomatlaşdırılmış bir iş vasitəsilə onlayn ola bilər.
Gələcəkdə bir layihə dəyişikliyi tələbinə girdikdə baxaq.
Layihə Change Request'a nə gedir?
Layihənin dəyişdirilməsi üçün müraciət forması aşağıdakıları əhatə etməlidir:
- Dəyişiklik tələb edən şəxsin adı ("istəyən").
- Unikal identifikator, bir dəyişmə sayı kimi (özünüzə əlavə edə bilərsiniz, çünki istənilən şəxsin istəklərini qaldırmaq və formu istifadə etməsi o qutuda nə qoyulacağını biləcəkdir).
- Təklif olunan dəyişikliyin təsviri, idarə edə biləcəyi qədər ətraflı.
- Dəyişiklik kateqoriyası. İdeal olaraq, bu bölməni hazırlayacaqsınız, belə ki, onlar yalnız qutuyu işaretlemelidir. Bu, dəyişikliklərin tənzimləmənin və ya daxili uyğunluğun olub-olmadığını (həqiqətən) sonra planlaşdırma və qiymətləndirmə addımlarının bir çoxunu atlaya biləcəyini və sadəcə onunla əlaqəli olub-olmadığını qeyd etmək üçün yaxşı bir yerdir.
- Dəyişmənin 'niyə' olması. Bunu etmək üçün əsas nədir? Niyə tələbçi bunu istəyir?
- Dəyişmənin vaxt, xərc, keyfiyyət, əhatə dairəsi daxil olmaqla layihənin müxtəlif elementlərinə təsiri. Onlar bütün detallara malik olmaya bilər, beləliklə, dəyişiklik qiymətləndirmə mərhələsində boşluqları doldurmaq üçün onlarla işləmək məcburiyyətindəsiniz. Onlar mümkün qədər başa çatmalıdırlar. Bu nöqtədə aradığınız minimum, mövcud layihənin parametrlərini artıracaq, azaldacaq və ya dəyişdirəcəyini təsdiqləməlidir.
Değişikliğin talebinin alt kısmında, değişikliğin daha da tartışıldığı üçün doldurmanız üçün bəzi ayrıntılar olacaq. Şablonunuz da aşağıdakıları əhatə etməlidir:
- Qərarın dəyişdirilməsi: Qəbul et, Rədd et və ya təxirə salın
- Qərarı qəbul edən şəxsin adı (və ya qrupu), qərarın verildiyi tarix və hər hansı əlavə şərh.
Tələb edən şəxs hələ nəticə əldə etməyəcək - heç kim - bu qutular sizin təklifinizi müzakirə etmək və qərar qəbul etmək üçün sağ qrupun qarşısına çıxana qədər boş qalacaq.
Dəyişikliklər və Layihə Kapsamının İdarə Edilməsi
Layihənin əhatə dairəsi , layihədə nə olduğunu və nə olmadıqlarını nəzarət etmənin əsas yoludur. Layihə çərçivəsində dəyişiklik qəbul edərkən, layihənin ümumilikdə necə təsir etdiyini düşünmək lazımdır. Dəyişiklik idarəetmə prosesi bunu etməyə kömək edir və onu kontekstdə yerləşdirmək üçün, dəyişiklik idarə etmək, sahəni idarə etmək üçün kiçik bir hissəsidir.
Layihənin İdarəetmə Bürosu (PMBOK® Guide) - Beshinci Edition layihəsi dəyişiklik idarəçiliyi üçün nəzərdə tutulan bir Kılavuzu necə düşündüyünüz kimi intuitiv olmadığı üçün buradakı söhbətlərə dəyər. PMBOK® Guide , Proyekt Kapsamının İdarə Edilməsi Bölməsində "İdarəetmə Kapsamı" adlanan bir prosesi əhatə edir və bu, başlamaq üçün gözəl bir yerdir. Bununla yanaşı, layihələr üzrə dəyişikliklərin idarəetmə prosesi daha inteqrasiya olunmuş şəkildə aparılmalıdır və bu mətndə əks olunur. PMBOK® Guide istifadəçiləri həmçinin, Entegre edilmiş Dəyişikliklər İdarəetmə prosesini yerinə yetirməlidirlər, çünki bu, hər şeyin bir-biri ilə əlaqəli olduğunu göstərir.
PMP olmaq məqsədi ilə PMBOK® Guide dəyişiklik idarəçiliyini necə əhatə etdiyini başa düşməlisiniz, buna görə araşdırılacaqsınız. Bununla bərabər, layihələrinizdə istifadə etdiyiniz dəyişikliklərin idarəetmə prosesinin inteqrasiya olunmasını, asanlaşdırılmasını və praktikliyini nəzərə almaq lazımdır.
Dəyişiklik prosesi ilə komanda yardım yol 5 yolları
Layihə qrupunuz, layihənizin uğurlu olması üçün vacibdir, buna görə də layihədə dəyişiklikləri idarə edərkən onlardan faydalanmağa kömək edir.
Burada layihənin dəyişdirilməsi prosesi ilə tez bir şəkildə görüşməyə kömək edə biləcəyiniz 5 yol vardır.
1. Dəyişikliklər haqqında danışın. Onlara bildirək ki, layihələrdə dəyişiklik normaldır və onu gözləmək lazımdır.
2. Prosesi paylaşın. Üstəlik biz dəyişikliklərin idarə edilməsi prosesindən danışıb, lakin bu, hər kəsə təbii olaraq gəlmir. Komanda üzvləriniz nə deyəcəyinizdən və nə deyəcəyindən xəbərdardır. Onlar ilə proses keçmək üçün brifinq qurun və onların rolu nə olacaq bildirin.
3. Bunu asanlaşdırın. Bir layihənin əhatə dairəsi dəyişikliyindən keçməsinə baxmayaraq, bu, olduqca fərqsiz ola bilər. Cədvəl səhvdir, büdcə fərqli ola bilər, tələblər tamamilə fərqlidir. Komanda, narahatlıq doğuran bir dəyişiklik tapa bilir, xüsusilə də düşündükləri bir qərarı geri almış bir böyük və ya biri daş (bəli, bunlar olur). Prosesi mümkün qədər asanlaşdırın.
4. Kömək etmək üçün orada ol. Yeni iş üsulu yatmağa vaxt ayırır. Əgər əvvəllər layihənin dəyişməsini qeyri-rəsmi bir şəkildə (və ya olmasa da) idarə etsəniz, formal prosesə bir dəyişiklik "burada ətrafımızda olan şeylərdir" '. Komanda sizə keçmişdən bir şey istəməsələr, onlara kömək etmək üçün orada olduğunuzu bildirin.
5. Xeyr deməkdən qorxma. Bütün dəyişikliklər həssas təkliflər deyil. Komandirliyinizə bildirin ki, dəyişikliklər barədə dəyişikliyə güclü yanaşsalar, layihənin bu vaxta dəyişdirilməsi ilə bağlı söhbətində özləri tərəfindən duracaqsınız.
Değişikliği etkili bir şekilde yönetmek, projenizi sarsıdan bir yoldan biridir, belə ki dikkat edin. Bu məlumatlarla silahlanmış, artıq layihə dəyişiklikləri ilə idarə olunan şəkildə məşğul ola bilərsiniz.