Layihə işlərini və adi işlərini fərqləndirmək üçün 5 yol
Komanda halında olan insanlarla danışarkən onlar tez-tez mənə bir layihə üzərində işləyirlərmi və ya sadəcə olaraq adi iş kimi bir iş görməyəcəyindən əmin deyiləm. Hər iki rol bir təşkilatda və eyni dərəcədə etibarlıdır, ancaq bu, işin nə olduğunu başa düşməyinizə kömək edə bilər, belə ki, təşkilatın ümumiyyətlə harada yerləşdiyini daha yaxşı biləsiniz.
Fərqini aydınlaşdırsaq, bir layihənin nə olduğuna və hər zamanki kimi işin bir hissəsinə əməl etdiyinizə əmin ol. Layihə işi ilə biznes arasında adi iş kimi beş əsas fərq var. Tez-tez "işi adi olaraq" BAU olaraq kısaltılmış görürsünüz.
Layihələr Biznesin dəyişdirilməsi; BAU dəyişiklikləri müəyyənləşdirir
Birincisi, dəyişikliyin necə aparıldığından fərq var.
Əməliyyat kimi adi əməliyyatlar işə başlamışdır. Onlar işıqları saxlayırlar. Müştərilərə xidmət edir və hədəfləri vururlar. BAU qrupları da mövcud biznes prosesləri işə yaramadığını və məqsədlərinə uyğun olmadığını ilk dəfə bilirlər. Bu baş verdikdə, BAU komandaları dəyişiklik ehtiyacını müəyyən edənlərdir.
Bir menecer, strateji baxışın bir hissəsi olaraq, bu bölmə və ya biznes birliyinə öz məqsədlərinə çatmaq üçün hansı dəyişikliklərin edilməsi lazım olduğunu təklif edə bilər. Və ya bir şöbədə parlaq bir qığılcım bir işçi təklifi sxemi vasitəsilə dəyişməyə dair bir təklif gətirə bilər.
Spektrin digər sonunda, bölünmənin hədəflərinə çatmasına kömək etmək üçün lazım olan dəyişiklikləri təmin etmək üçün üst səviyyə bir menecer tərəfindən hazırlanmış tam iş halına malik ola bilərsiniz.
Bu, yalnız iş proseslərini asanlaşdırmaq deyil. BAÜ rolunda işləyənlər, tənzimləyici çərçivədə və ya təşkilat üçün rəqabətli vəziyyətin bir hissəsi kimi dəyişikliklərdən ötəri dəyişikliyin vacib olduğunu dərk edə bilərlər.
Frontline işçiləri strategiyanı çatdırmaq üçün çalışırlar və orada olmaq üçün fərqli olmaq istədiklərini bilirlər.
Layihələr bu dəyişikliyi həyata keçirmək üçün mexanizmdir. Layihələr, layihənin idarə edilməsindən istifadə edərək, BAU funksiyalarına və ya dəyişikliklər verir. Layihənin idarə olunmasının daha dəqiq olduğunu aydınlaşdıracağıq. Layihə təşkilatı, BAU qruplarının müəyyən etdiyi dəyişikliyi təmin etmək üzərində işləyir. Bu, adətən bir işi və üst səviyyə rəhbərliyin təsdiqi olan bir layihə təsdiq prosesi keçdikdən sonra baş verir.
Bir proyektdə iştirak edən insanlar heç bir iş təcrübəsi üçün yaxşılaşdırma təklif edə bilməyəcəklərini deyirlər, amma onlar layihənin rolunun bir hissəsi deyil, bir işçi rolunda bunu edəcəklər.
Həm də "biznesin dəyişdirilməsi, biznesin idarə edilməsi" kimi yekunlaşdığınız bu bölünmə də layihələrin sonunda da fərqlənir. Bir layihənin həyata keçirdiyi dəyişiklik çıxışı təmin etməkdir. Yeni bir proqram, bir bina, yeni xidmət və ya başqa bir şey ola bilər. BAU komandası bu işdən faydalanmaq və onu yaxşı istifadə etmək üçün məsuliyyət daşıyır. Başqa sözlə, layihə fayda əldə etmək imkanını təmin edir və BAU əməliyyatları bu imkanları faydalanmaq üçün istifadə edir.
Layihələr Risk idarə edir; BAU riskini azaldır
Əməliyyat üçün effektiv olmağınız üçün biznes üçün, BAU qrupları əməliyyatların bütün risklərini azaltmağa çalışacaqlarını görəcəksiniz. Təşkilatın daha yaxşı təşkil edilməsi və təkrarlana biləcək proseslər üçün qeyri-müəyyənliyini işdən kənarlaşdırmaq yaxşı bir şeydir.
Unikal və qeyri-müəyyən olma xüsusiyyətləri ilə layihələr risk elementini tələb edir. Şirkət, dəyişiklik təqdim etdiyini və bundan əvvəl olmayan bir şeyin çatdırılmasını təmin etdiyindən, bir layihəni həyata keçirməklə bilinməyən bir yerə sıçrayış edir.
Layihə qrupları bu səbəbdən təşkilatın BAU tərəfinə fərqli bir şəkildə yanaşma riskini daşıyırlar. Layihə menecerləri yaxşı nəticələr əldə etmək üçün həm müsbət , həm də mənfi riskləri idarə etməyə çalışırlar. Bu, baş verəcəyi ehtimalı məhdudlaşdırmaq üçün riskin azaldılmasını ehtiva edə bilər, lakin digər risklərin idarə olunması strategiyalarını da ehtiva edir.
Bir proyektdə riskinizi heç söndürməyiniz mümkün deyil, ancaq BAU işiniz üçün yaxşı əməliyyat səbəbləri üçün bunu edə bilərsiniz.
Layihələr Time-bound; BAU davam edir
Layihələrin başlanğıcı, ortası və sonu var. Bu layihə həyat dövrüdür . Əslində, bir layihənin ən çox müəyyənləşdirilmiş xarakteristikası onun başa çatmasıdır. Layihə meneceri və layihə qrupu, bu müddət ərzində layihə üzərində işləyir. Sonra komanda başa çatdıqdan sonra dağıtılır və yaxın mərhələdədir.
BAU dayanmır. Əlbəttə, bir işi bağlamaq və ya biznes üçün tələb olunmadığı təqdirdə bir prosesi dayandırmaq olar - baxmayaraq ki, bu layihə kimi idarə olunacaq! BAU funksiyası heç bir öngörüldüğü bitiş tarixi olmadan davam edən iş istehsal edir.
Layihələr Kapitallaşdırıla bilər; BAU çox vaxt ola bilməz
Layihələr kapitallaşdırıla bilər və tez-tez BAU ola bilməz - hər zamanki iş kimi davam edən işiniz üçün əməliyyat xərclərinə əsaslanır. Başqa sözlə, layihələr və "digər" vəzifələr üçün mühasibat mülahizələri fərqlidir.
Layihənin maliyyələşdirilməsi tez-tez bir aktivin xidmətə gətirilməsi ilə bağlıdır, yəni xərclər kapitallaşdırıla bilər. Bəzi hallarda, dünyadakı yerinizə və yerli uçot qaydalarına əsasən, hətta layihənin xərclərini satırın altına çəkə bilərsiniz.
BAÜ xərcləri adətən opeks (əməliyyat xərcləri) hesab olunur və şirkətin mənfəət və zərər hesablarında izlənilir.
Layihənin maliyyələşdirilməsi və biznes maliyyələşdirilməsi, ümumiyyətlə, çox ixtisaslaşdırılmış bir sahədir, belə ki, təşkilatınızda kapitallaşdırılmamalı və olmamaqla bağlı hər hansı qərar qəbul etməzdən əvvəl maliyyə mütəxəssislərinizdən məsləhət almaq üçün həmişə yaxşıdır. Mühasibat uçotu qaydaları ölkədən, hətta ayrı-ayrı müəssisələrin müəyyən prosesləri və hər şeyi etmənin üsulları olduğu təşkilatdan təşkilata fərqlənir.
Şübhə halında, həmişə yoxlayın!
Layihələr Çapraz funksional qrupları cəlb edir; BAU funksional qrupları əhatə edir
Nəhayət, layihə qruplarının makiyajında böyük fərq var. Layihələr, xüsusi bir çıxış təqdim etmək üçün bir araya gələn çox intizamlı ekspert qruplarını əhatə edir. Layihə qrupunun motivasiyasını necə bilmək vacibdir, çünki bəzən layihələr hər kəsə çatdırılmadan məqsədləri başlamaz. İnsanlar nə işlədiyini aydın şəkildə başa düşmürlərsə, onda yaxşı iş görməməyə meyllidirlər.
Layihə qrupları xüsusi rolları dolduran insanlardan ibarətdir. Bunlar iş adları deyil, layihə çərçivəsində fərqli məsuliyyət daşıyır. Layihə qrupunun əsas rolları aşağıdakılardır:
- Layihə Sponsoru
- Layihə meneceri
- Senior Təchizatçı (işi aparmaqdan məsul olan təşkilat, İT və ya xarici podratçı və ya satıcı kimi bir daxili komanda ola bilər)
- Müştəri (bu, fərqli bir şöbə müdiri kimi daxili müştəri ola bilər, ya da bir müştəri xidməti təşkilatında, layihəni təqdim edən müştəri ola bilər)
- Mövzu Məsələləri Ekspertlər (insanlar layihənin müddəti boyunca və ya layihənin uğuruna kömək etmək üçün öz təcrübələrini istifadə edən bir hissəsi komandaya gətirdilər).
Layihə qrupundakı rollar haqqında daha çox məlumat əldə edin .
Digər tərəfdən BAU işi, funksional qruplar tərəfindən idarə olunur. Onlar öz-özlüyündə ekspertlərdirlər, lakin bölmə kimi qruplaşdırırlar və adətən layihə komandalarına nisbətən digər bölmələrə daha az cross-funksional üst-üstə düşürlər.
Ümumiyyətlə, onlar üzərində işləyəcəkləri və komanda üçün məqsədləri olduqca aydındır. Onlar şöbə şirkətdə oynadığı rol üçün aydın hədəflər və vizyona sahib olacaqlar. Məsələn, daha geniş müştəri xidmətləri bölməsinin bir hissəsi kimi işləyən və müştərilərdən məhsullar haqqında e-poçt göndərən bir müştəri xidməti komandası olacaqdır.
Bu mürəkkəbdir: üst-üstə düşür. Məsələn, müştəri çağırış mərkəzində bir komanda lideri öz sahəsində mütəxəssisdir. Bir iş paketi və müştəri əlaqəli bir layihənin bir hissəsinin çatdırılması ilə əlaqədar resursları idarə etmək üçün bir layihə qrupuna göndərilə bilər. Lakin layihə işində, Müştəri Xidmətləri Qrupu Lideri deyil, Mövzu Məsləhətçisi rolunu alırlar. Layihə qrupu üzvü olaraq, onlar layihə büdcəsinin bir hissəsi üçün məsuliyyət daşıyacaqlar və son hədəfləri yerinə yetirmək üçün işin necə aparıldığına dair yüksək dərəcədə malikdirlər. Bunlar BAU rolu içində ola bilməz.
BAÜ və Layihələr arasındakı qarşıdurma
Layihə işi və BAÜ işi bir-birinin yanından gözəl otura bilər, lakin daha tez-tez bir gərginlik yoxdur. Layihələr status-kvonu dəyişməyə çalışdığından baş verir. Status-kvo çox yaxşı işləyir və insanların əksəriyyəti dəyişiklik kimi deyil, həmişə orada bir az gərginlik olacaq.
İkincisi, siz insanlardan layihə qrupuna qoşulmağı xahiş etdikdə, sadiqlik çakışmasından şikayətlənə bilərlər. Gündüz işinə və ya layihəyə ilk məsuliyyəti varmı? Təmiz məqsədlər və rəhbərlikdən layihəyə güclü bağlılıq burada kömək edə bilər, həm də şirkətin və komandanın prioritetlərinin nə olduğunu bilmək üçün açıq ünsiyyət xəttlərini saxlaya bilər.
Üçüncüsü, biznesin davam etdirilməsi həmişə prioritetdir. Layihə qrupları üçün maliyyə dəstəyinin kəsilməsini görən, əsas qaynaqları BAU roluna və vaxtlar geri çəkilən təşkilatların gündəlik fəaliyyətlərini davam etdirməklə məşğul olmağına səbəb olan bir layihədir.
Layihə menecerləri bu vəziyyətdən narazılı ola bilər, lakin həmişə belə olacaq və bu olmalıdır. Bu müddət ərzində şirkət büstü getdi və qurduğunuz şeyi istifadə etmək üçün heç kim tərk etmədiyi təqdirdə fantastik bir layihənin təqdim edilməsində heç bir nöqtə yoxdur!
Bu qaydalar nəzərə alınmaqla, layihələr və ya BAU-ya və ya hər ikinizdə işlədiyinizi görmək asan olmalıdır.