Başlar: Federal Qanunlar və Dövlət Qanunları fərqli ola bilər
İşdə HR qeydlərinin saxlanması üçün əsas qaydalar. Yadda saxlayın ki, dövlət qanunları bu təlimatlardan fərqlənə bilər. Dövlət qanunları və federal qanunlar münaqişəyə məruz qalırsa, hər hansı tələbin nə qədər uzun olduğuna əsasən qeydləri həmişə saxlayın.
Yəqin ki, kifayət qədər uzun olmayan bir şey saxlamaq daha yaxşıdır.
İşəgötürənin qeydləri: 1 il
İşə qəbul etmək qərarının verildikdən sonra bir il müddətində bütün məzuniyyətlərinizi, müsahibə qeydlərini, ərizələrini və iş yerlərinin qeydlərini və hətta ərizəçi izləmə sisteminizlə axtarışlarınızı qeyd etməlisiniz. Belə ki, ərizəçi ilə müsahibə götürsəniz və bütün proses üç ay sürərsə, son işə qəbul qərarı saat başlamağa başlayana qədər deyildir.
Niyə bunu etmək lazımdır? Əgər hər hansı biriniz işəgötürən qərarınızı sorarsa, heç bir şəkildə , forma və ya formada qanunsuz olaraq ayrı-seçkilik etməmisiniz . Əlilliyi olan Amerikalılar Qanunu , Başlıq VII və bir çox digərləri kimi qanunlar, uyğun olduğunuzu göstərməsini tələb edir. Bu qeydləri saxlamağa kömək edir.
Narkotik Testi qeydləri: Nəqliyyat işlərinə 1 il və ya 5 il
Əvvəlcədən məşğulluq üçün narkotik testi tələb edirsinizsə , bu, işəgötürən qeydinin bir hissəsidir və nəticələrin bir nüsxəsini bir il saxlamaq lazımdır.
Əlavə narkotik test etsəniz, işdə və ya təsadüfi yoxlamanın bir hissəsi olduğuna görə, bu qeydləri bir il müddətində saxlamaq lazımdır. Lakin, nəqliyyat qaydalarına tabe olduğunuz halda narkotik test qeydləri üçün minimum müddət beş ildir.
Bordro / Timecards, Etc .: 3 Yıl Minimum, 5 Yıl Sonundan Tövsiyə Edildi
Qanun bu sənədi 3 il müddətində saxlamağı tələb edir, lakin son məhkəmə prosesi onları daha uzun müddət saxlamağınızın daha asan olacağını göstərir.
Hər bir əməkdaşı nə qədər ödənildiyini və neçə saatlıq müddətdə şirkətinizdə fəaliyyət göstərdikləri barədə bir rekord tutmaq istəyirsən. İşçi ayrılmasından asılı olmayaraq, ən azı beş il sonra qeydlərinizi saxlayın.
Əlbətdə azad işçilər üçün, iş saatları sayından asılı olmayaraq, ödənişlərinin eyni olduğu üçün, vaxt qeydlərinin saxlanmasına ehtiyac yoxdur. Lakin, heç bir işdən azad olmadıqda, heç bir işçini azad etmədiyiniz təqdirdə, bu saatlar işlədilmişdir.
Şirkətin ödəmə hesabını necə əhatə etdiyinə əmin olun. Məsələn, düz maaş, maaş artı komisyon, iş, mesai və ya düz saat haqqı olub olmadığını izlemelisiniz.
Bunu yalnız ödəniş və vergi sorğuları üçün deyil, bir çox digər qərarlar işlədilən saat sayına əsaslanır. Məsələn, FMLA üçün uyğunluq bir ildə işləyən saat sayından asılıdır. Bir qismən işdən azad edilmiş işçinin varsa, FMLA-nın uyğunluğunu müəyyən etmək üçün vaxt qeydiyyatı tələb edir. İşçilərinizin çalışdıqları bütün saatlar üçün ödəndiyinizi sübut edə bilməli.
Form I-9: 3 il sonra kirayəlik, 1 il sona çatdıqdan sonra, hansı olursa olsun.
Xidmətçinin işə götürdükdən sonra və işdən çıxdıqdan sonra bir il müddətinə keçdikdən sonra üç il müddətində, işçi heyətinin qeydlərindən ayrı saxlanılan I-9 işçisi saxlanın.
Sağlamlıq / Pensiya Faydaları Məlumat: 6 İl
Ən azı altı il üçün bütün faydalarınız üçün planlarınız haqqında qeydlərinizi saxlamaq lazımdır. Məhkəmələr, məsələn, işçinin daha çox borclu olmadığını sübut etmək üçün işçinin məsuliyyəti, işçinin onların etdiyini sübut etmək üçün məsuliyyətini deyil, daha yüksək pensiya haqqına layiq olduğunu söyləyərək, sənin işçisinə iddia edir. Bu Xülasə Planı Açıklamalarının hamısını saxlayın.
COBRA'ya aid olan köhnə işçiləriniz varsa, sağlamlıq imkanlarını genişləndirdiyinizdə, həmin qeydləri yalnız təhlükəsiz olmağınız üçün altı il saxlaya bilərsiniz. Qanunda saxlanmanın göstərilməməsi, lakin bu işçinin Pensiya Gəliri Təhlükəsizliyi Aktı (ERISA) çərçivəsində tətbiq oluna bilməsi üçün bu qanun altı il ərzində saxlanılmasını tələb edir. Təhlükəsiz tərəfdə olmağınız üçün bu qeydləri atmayın.
FMLA qeydləri: 3 il
Bir əməkdaşı FMLA-dan soruşduqda , icazəni inkar etsəniz belə, bu kağız izini saxlamalısınız. Hər bir işçinin icazəsi ilə əməl etdiyinizə əmin olun - başlananda və nə qədər vaxt istifadə olunur. Işçinin aralıq FMLA varsa, hər bir izni izləmək və istifadə olunan saat sayını sənədləşdirin . Saat və saat sayı sənədləşdirilməlidir. Unutmayın ki, aralıq məzuniyyət bir gündə bir neçə saat, yaxud həftədə bir neçə gün istifadə oluna bilər. Bütün sənədləri qeyd edin və bu qeydləri saxlayın.
Unutmayın, bu, hərtərəfli siyahı deyil və yalnız Federal qaydalara tətbiq edilir. Misal üçün, bir federal podratçıysanız və ya dövlətinizin fərqli standartları varsa, əlavə qeydlər saxlama qanunlarına tabe ola bilərsiniz. Şübhə içində, atmayın.
İnsan Resursları İdarəçiliyi Cəmiyyətində (SHRM) qeydiyyata alınma və məcburi hesabat barədə əlavə məlumat əldə edə bilərsiniz.
Disclaimer: Xahiş edirik, məlumatın dəqiqliyi və qanuniliyi üçün səlahiyyətli deyilsə, təmin olunduğunu unutmayın. Sayt dünya miqyasında auditoriya tərəfindən oxunur və əmək qanunvericiliyi və qaydaları dövlətdən dövlətə və ölkədən ölkəyə qədər dəyişir. Hüquqi yardıma və ya dövlət, federal və ya beynəlxalq hökumət qaynaqlarından yardım alın, hüquqi şərh və qərarlarınızın yeriniz üçün doğru olduğuna əmin olun. Bu məlumat rəhbərlik, fikir və yardım üçün nəzərdə tutulmuşdur.