Xidmətçilərin şəxsi məlumatlarını necə izləmək imkanı əldə edə bilər?
İşçilər bu qeydləri bildikləri üçün, faylın nə olduğunu görmək üçün zaman-zaman onları görmək istəyirlər.
İşçini necə təmin etmək qərarına gəldikdə (və əvvəlki işçilərə girişdə) biznesinizə aid olan hər hansı bir qanun nəzərə alınmalıdır.
Bir çox dövlətdə şirkətin mövcud və köhnə işçilərə təqdim olunan faylın xüsusi hissələrini verməsini tələb edən qanunlar var. Sizin siyasətinizin bütün qanunlara uyğun olmasını təmin etmək üçün işəgötürənlə yoxlayın .
Məsələn Federal qanun, əlilliyi olan amerikalılara aid qeydlərin şəxsi qeydlərdən ayrı saxlanmasını tələb edir. Şirkətiniz HIPAA-a tabe tutulursa, tibbi qeydlərin saxlanılmasının həm də uyğun olduğuna əmin olun.
İşçilərinizin fayllarında görməyə imkan verən şeylərinizdə çox şey ola bilər. Lakin, nəzərə alın ki, bir işçinin məlumatın aşkar oluna biləcək bir iddia halında istinad arayışları kimi müəyyən məlumatlara giriş əldə edə bilməyəcəyini təyin etsəniz belə.
Buna görə, heyətinizi hər şeyi düzgün qaydada qeyd edin və qanunlara əməl edin. İşçi qeydləri daxili zarafatlar və ya snayder şərhləri üçün yer deyil.
Bunlar bir məhkəmədə yaxşı keçməzlər.
Ümumi qayda olaraq, qeydlərə bir qapıçı olan prosedurların təqibi və ardıcıl olduğunu təmin edir. Bir İH menecerinin insanların qeydlərini öz sıralarına qaytarmasına icazə verməsini istəmirsiniz, digərinə isə hər hansı bir icazə verilmir.
Hər kəsin tək bir mənbədən keçməsini tələb etmək, hər şeyi uyğun və hüquqi tutmağa kömək edir.
Qeydlər və qeydiyyatdan keçmə və giriş haqqında qanunlar çətin olur. Güncel olduğunuza əmin olun.
Aşağıdakı siyasət biznesiniz üçün yaxşı bir başlanğıcdır , ancaq dövlət və yerli qanunların dəyişə biləcəyini unutmayın.
Nümunə İşçi Qeydləri Erişim Siyasəti
Bütün işçilər, köhnə işçilər və işçilərin nümayəndələri Personal faylının müəyyən məzmununu İnsan Resursları işçilərinə əvvəlcədən xəbərdar edə bilərlər. Tətbiq, təşviq , intizam tənbehi və transfer kimi işəgötürənin işəgötürmə qabiliyyətinə aid sənədlər baxıla bilər . Əlavə olaraq, işçi siyasətin imzalanması formalarını və təlim qeydlərini nəzərdən keçirə bilər.
İşçinin nəzərdən keçirməyəcəyi sənədlər istinadlar və ya istinad yoxlamaları, rəhbərlik tərəfindən aparılan hər hansı istintaqın qeydləri, tibbi sənədlər, məhkəmə icraatı ilə bağlı sənədlər, başqa bir işçinin məxfiliyinə zidd olan hər hansı sənəd və işçilərin planlaşdırılmasında istifadə olunan sənədlər daxildir.
Prosedur
Personal faylının icazə verilən məzmununu nəzərdən keçirmək istəyən işçi 24 saatlıq xəbərdarlıq ilə (İnsan Həftələri istisna olmaqla) İnsan Resursları ilə əlaqə saxlamalıdır. Köhnə işçilər və ya İnsan Resursları personalına məlum olmayan şəxslər, şəxsi faylya daxil olmaq üçün icazə və / və ya sübut təqdim etməlidirlər.
İşçilər İnsan Resursları personalının iştirakı ilə öz kadr fayllarını nəzərdən keçirməlidirlər.
İşçilər personal faylının heç bir hissəsini ofisdən çıxarmaya bilərlər.
İşçi faylın fotokopilərini və ya faylın hissələrini tələb edə bilər. Buna görə İnsan Resursları personalının fotokopileri təqdim ediləcəkdir. Geniş surətdə çıxarmaq üçün işçinin fotokopiya ödəməsi lazımdır.
Əgər işçi öz şəxsi dosyanı sənədləri ilə razı deyilsə, İnsan Resursları işçisinin iştirakı ilə işçi izahat və ya aydınlıq yaza və mübahisəli sənədə əlavə edə bilər. Heç bir halda HR işçiləri və ya işçi faktiki sənəd dəyişdirə bilməz.
İşçi də sənədin şəxsi fayldan çıxarılmasını istəyə bilər. İnsan Resursları personalı razılaşsa, sənəd çıxarılsın.
İnsan Resursları personalı razılaşmadıqda, məsələ açıq şirkətdə açıq şəkildə tətbiq olunan qaydada şikayətlənə bilər.