İşçilərin personal faylları, ümumiyyətlə, İnsan Resursları işçiləri üçün əlçatan olan kilidli bir yerdə, kilidlənmiş, yanğından mühafizə olunan bir fayl kabinəsində saxlanılır.
İşçi məlumatında işçilərin məlumatının məxfiliyi çox əhəmiyyətlidir.
Şirkətdə saxlanan bütün işçilərin fayllarından işçilərin şəxsi məlumatları işəgötürən, nəzarətçi və ya İnsan Resursları işçiləri tərəfindən gündəlik məlumat əldə etmək üçün ən çox gündəmə gətirilir.
İşçilərin şəxsi məlumatları haqqında məlumatlar
İşçilərin personal faylında hər hansı bir sənəd təqdim edərkən nəzərə alınacaq əsas prinsiplər və suallar bunlardır.
- İşəgötürən iddia edildikdə qərarı əsaslandırmaq üçün işəgötürənə xüsusi bir sənəd lazımdırmı? İşəgötürən sənədi məhkəməyə verə bilərmi?
- Xidmətçinin sənədini onun şəxsi faylında təqdim edəcəyini bilir və anlayırmı? Əksər hallarda, işəgötürənlər işçinin sənədin məzmunu ilə müqaviləni ifadə etməmək üçün deyil, sənədin oxuduğunu və oxuduqlarını qəbul etdiyini təsdiqləməlidirlər.
- İşçi haqqında heç bir sürpriz, fikir və şəxsi qeydlər heç bir işçi personal faylına yerləşdirilməməlidir. Yalnız faktlar, spekulyativ fikirlər, bir işçi personal faylına aiddir.
İşçilərin Personalın Faylının məzmunu
Aşağıda, işəgötürənin işçi şəxsi faylında saxlamağı tələb edən sənədlər barədə tövsiyələr verilmişdir.
İstehsal tarixi
- İş müraciəti
- Xülasə
- Qapaq məktubunu davam etdirin
- Təhsil təhlili
- Məşğulluq yoxlanışı
- Rejim məktubu
- Vəzifə şəraitinin təsviri
- İş təhlili qeydləri
- İş təklifi məktubu və ya əmək müqaviləsi
- İstehsal agentliyi və ya temp agentliyi müqaviləsi, istifadə edildikdə
- Təcili əlaqə məlumatı
- İşçi əl kitabının alınmasını göstərən imzalanmış işçi əl kitabının təsdiq edilməsi forması
- Mövzular və əhatə edən mövzuları göstərən yeni işçilərin yönləndirilməsindən gələn yoxlama siyahısı
- Hər hansı köçürmə müqaviləsi və sənədlər
- İşəgötürən və işəgötürən arasında hər hansı bir müqavilə, yazılı razılaşma, qəbz və ya etiraf (məsələn, qeyri-kommersiya müqaviləsi , əmək müqaviləsi və ya şirkətin verdiyi avtomobillə bağlı razılaşma), məsələn
- Məşğulluq həyatının rəsmi formaları: köçürmə , təşviq , daxili iş müraciətləri və s
- İstihdamla əlaqəli digər sənədlər
İşçilərin Performansının İnkişafı və Təkmilləşdirilməsi
- Hər hansı bir qiymətləndirmə və ya işçilərin inkişaf planlarının nüsxələri
- İşçilərin özünü qiymətləndirməsi
- Hər hansı bir formal danışma sessiyasından yazı alır
- Davam və ya hədiyyələr haqqında qeydlər
- Performans təkmilləşdirilməsi planı sənədləri
- İntizam tədbirləri hesabatları
- İşçilərin tanınması sertifikatlar, tanınma məktubları və s. Kimi təqdim edilmişdir
- İşçilərə rəsmi təkliflər və tövsiyələr, təşkilatın cavabları
- Təlim qeydləri
- Təlimin tələbləri
- Yetkinliklərin qiymətləndirilməsi
- Təlim sinifi və ya sessiya bildirişləri və ya cədvəllər
- Ehtiyacların qiymətləndirilməsi imzalandı
- Təlim xərcləri hesabatları
- Müştərilərdən və ya iş yoldaşlarından şikayətlər
Məşğulluq Xülasəsi
- Xidmətçinin istefa məktubu
- Müsahibə sənədlərindən çıxın
- Kobra xəbərdarlığı
- Işə sonlanan yoxlama siyahısı
- Son əmək haqqı , tətil ödəməsi, şirkətin əmlakının qaytarılması və s. Kimi işçinin məşğulluğunun bütün aspektləri üzrə yekun mühasibat uçotu.
Personal faylları ilə əlaqəli əlavə sənədlər mövcuddur.