Bir Xidmətçinin Personel Faylında Nə Olmalı və Olmamalıdır
Başqalarına çatmaq üçün kadr işçiləri ilə məhdudlaşır və işçilər onların qeydlərinə çıxış tələb edə bilərlər. Hüquqşünaslar məhkəmə prosesində və bərabər Məşğulluq İmkanları Komissiyasında (EEOC) şikayətlər üçün şəxsi qeydlərin məzmununu məhkəməyə göndərə bilərlər.
Köhnə işçi də öz şəxsi qeydlərinin surətini tələb edə bilər.
Bu potensial istifadə və potensial izləyicilərinizin işəgötürənlərinizlə birlikdə işəgötürən, işçilərin işəgötürən tarixçəsindəki işçinin işəgötürən tarixinin qərəzsiz, faktiki sənədlərini saxlamağa çalışmalıdır. Nəticədə, bu ümumi təlimatları təşkilatınızın personal qeydlərində saxladığınız sənədlərə tətbiq edin.
İşçilərin personal faylının məzmunu üçün ümumi qaydalar
- Personal qeydlərində məlumatlar faktiki olmalıdır. Nəzarətçi və ya İnsan Resursları personalının fikirləri; təsadüfi notlar; qeybət; əsassız söz-söhbətlər; araşdırılmamış digər işçilərdən suallar, hesabatlar və ya tattletal iddialar; təqib edilməmiş, araşdırılmış və bağlanmış iddialar; və hər hansı qeyri-faktiki məlumat, şərh və ya qeydlər işçinin şəxsi faylından çıxarılmalıdır.
İnsan resursları üzrə menecerin şəxsi qeydlərdə tapıldığı təhqiramiz şərhlərin ən pis nümunələrindən biri işəgötürənin menecerinin müsahibə qeydlərini əhatə edirdi. Birincisi: "Nərdivanlar lazım olduğu qədər qalxmaq üçün çox yağlı ola bilər". İşçinin, bir vəkilin və hətta gələcək işçilərinin və nəzarətçilərinin bu kimi şərhləri düşünün.
Başqa bir şirkətdə menecer və rəhbərlər, işçinin fayllarında "Məryəmin həddən artıq yüksəlməməsi səbəbindən qəzəbləndiyini, onun işini məqsədəuyğun şəkildə idarə etmək üçün yavaşlatdığını" qeyd etdi. Problemə baxın?
- Personal qeydləri düşünülmüş şəkildə uyğun fayl yerlərinə təyin edilməlidir. Dövlət və federal qanunlara , 1996-cı ildəki Sağlamlıq Sigortası Taşınabilirlik və Hesabatlılıq Qanunu (HIPAA) və işəgötürənlərin ən yaxşı təcrübələri kimi işəgötürən qanunları əsasında şirkətinizin şəxsi qeydləriniz üçün protokol müəyyənləşdirin.
Sonra protokolla qalın. Bir tibbi faylda olduqları zaman, şəxsi faylındakı təsadüfi həkim bəhanələrini tapmaq istəmirsiniz. Ayrıca, əmək haqqı faylında bir işçinin təşviqi üçün əsaslandırılması və əsaslandırılması istəyirsiniz.
Sənədin yoxlanılmasını və ya işçi faylında köhnə işəgötürənlərlə müzakirələrin qeydlərini ehtiva edən bir işə qəbul qərarının qeydlərini istəmirsiniz.
- Kadr hazırlığı sənədlərini sənədləşdirən nəzarətçilər, menecerlər və digər işçilər sənədləri lazımi şəkildə yazmaq üçün təlim keçməlidirlər. Bir işçinin təlqin edildiyini ifadə edən işçinin tam bir ölümcül olduğu , personalın qeydlərini heç bir mükafat qazana bilməyəcək, ancaq təlimatsız denetçiler bənzər bəyanatlar yazdıqları bilinir.
Daha yaxşıdır ki, qeydlərə görə məsuliyyət daşıyan və kadr faylına yerləşdirilməməsi lazım olan və məlumatlandırılmadığını bilən HR personalına faylları çatdırmaqla məhdudlaşın. - Bir işçinin işəgötürən tarixinin müsbət və mənfi tərəflərini də daxil etmək üçün kadr qeydlərində yerləşdirdiyiniz məlumatları balans edin . Çox tez-tez, kadr qeydləri hər mənfi hadisəni vurğulayır və müsbət komponentləri əldən vermir.
- Müşahidəçilərin fərdi qeydləri ilə hesabat personalının və rəsmi şirkətin şəxsi qeydləri arasındakı fərqi tanımaq. Performansın təkmilləşdirilməsi , layihələri izləmək və məqsədlərin tamamlanması üçün istifadə olunan nəzarətçi qeydləri, məsələn, yüksəlmə və performansın inkişaf planlarını ədalətli müəyyən etmək, məsələn, şirkətin rəsmi şəxsiyyət qeydlərində deyil, nəzarətçi şəxsi faylına aiddir.
Qeydlərin necə aparılacağı və onların idarə olunması sənədlərində sənədlərin saxlanılmasında nəzarətçilərə ehtiyacın olduğunu da qəbul edin. Fikirlər üçün deyil, fikirlər və xüsusi nümunələr üçün eyni kriterlər eşitmə deyil, fərdi qeydlərə tətbiq olunur.
Nəzarətçinin xüsusi qeydləri məhkəmə instansiyası məhkəmə iclasında məhkəməyə çağırılmalıdır, belə ki, hətta xüsusi qeydlər üçün ehtiyatlı olunmalıdır. İdarəetmə orqanlarının vəzifəli şəxsi faylında mövcud olan sənədlərin nüsxələrinin saxlanılması təcrübəsi tövsiyə edilmir.
- Sənədlərin və müsahibə qeydlərinin alınması bir az çətin vəziyyətdədir. Ən yaxşı təcrübə, doldurduğunuz hər bir mövqe üçün ayrı bir faylın saxlanılmasıdır ki, bu vəzifəni işə göndərmədən referans yoxlamalarına doldurmaqla bağlı bütün sənədlər daxildir. İşəgötürənlərin tətbiqini işçilərin personal faylına daşımaq istəməyini istisna olmaqla, ərizəçilərin bu məzmuna daxil olmasını, əhatə məktublarını və ərizələrini əhatə edir.
Bu fayl, potensial işçilərin xüsusiyyətlərini obyektiv təmsil etmək üçün səy göstərən rəsmi yoxlamalar və formalara malikdir və ən nüfuzlu namizəd işə qəbul etmək qərarını dəstəkləyir. İşəgötürənin menecerinin işəgötürmə prosesi zamanı alınmış fikirləri və qeydləri bu faylda deyil. İnsan Resursları bu qeydləri bir məşğulluq qərarı ilə əlaqədar tam sənədləri təmin etmək üçün toplaya bilər, lakin onlar kadr qeydlərinə aid deyil.
- Təşviqi , yanal bir fürsətə keçid və maaş artımı kimi məşğulluq qərarları haqqında faktiki sənədlər personal qeydlərinə aiddir. Nəzarətçinin və ya HR-nin işçi haqqında fikirləri yoxdur. Yazılı xəbərdarlıq kimi rəsmi intizam tədbirləri sənədləri də işçinin personal faylına aiddir.
Personal qeydlərində olmamalı sənədlərin xüsusi nümunələri
Aşağıdakı məlumatlar kadr qeydlərinə yerləşdirilməməlidir. Sənədlər ayrı bir fayl tələb edə bilər, nəzarət və ya rəhbərlik qeydləri kimi təsnif edilə bilər və ya işəgötürən tərəfindən hər zaman saxlanılmamalıdır.
- Hər hansı bir tibbi məlumat tibbi faylya aiddir.
- Bordro məlumatları əmək haqqı faylına aiddir.
- İşçi Sosial Təhlükəsizlik Nömrələrini və ya yaş, irq, cinsiyyət, milli mənşə, əlillik, nigah statusunu, dini inancını və s. Işçilərin mühafizə olunan təsnifatları barədə məlumatlar da şəxsi fayllarda saxlanılmamalıdır.
- Bir işçinin işini idarə etmək, məqsəd qoymaq, təmin edilmiş geribildirim və sair idarəçi sənədləri özəl, nəzarətçi və ya menecer məxsus bir qovluğa göndərilməlidir.
- İşçi şikayəti, şahid müsahibələri, işçi mübahisəsi, tapıntılar, vəkillik tövsiyələri və qətnamə daxil olmaqla istintaq materialları , heç bir qətimkan tədbirinin təmin edilmədiyi təqdirdə, kadr qeydlərindən ayrı olan istintaq faylında yerləşdirilməlidir.
- Fayl işçisi I-9 , I-9 faylında və ya yerində, işçi heyətinin qeydindən uzaqdır.
- Cəza tarixini, kredit hesabatlarını və s. Daxil olan arxa fonların yerləşdirilməsini və nəzarətçi, menecer və işçinin əldə edə bilmədiyi ayrı bir faylda narkotik testlərinin nəticələri . SHRM bu ayrı-ayrı faylları tövsiyə edir və ya bu məlumatın işçinin tibbi faylında da təqdim edilə biləcəyini tövsiyə edir.
- İşçilərin bərabər imkanları hesabatları , özünü identifikasiya formaları və hökumət hesabatları kimi, şəxsi faylda saxlanılmamalıdır və nəzarətçiyə daxil olmur.
Bu qaydalara əməl etsəniz, təşkilatınız müvafiq yerlərdə faktiki, əlverişli iş tarixi və personal qeydlərini effektiv saxlayır.
Disclaimer: Xahiş edirik, məlumatın dəqiqliyi və qanuniliyi üçün səlahiyyətli deyilsə, təmin olunduğunu unutmayın. Sayt dünya miqyasında auditoriya tərəfindən oxunur və əmək qanunvericiliyi və qaydaları dövlətdən dövlətə və ölkədən ölkəyə qədər dəyişir. Hüquqi yardıma və ya dövlət, federal və ya beynəlxalq hökumət qaynaqlarından yardım alın, hüquqi şərh və qərarlarınızın yeriniz üçün doğru olduğuna əmin olun. Bu məlumat rəhbərlik, fikir və yardım üçün nəzərdə tutulmuşdur.