İK İnformasiya Texnologiyaları ehtiyaclarını müəyyənləşdirmək üçün soruşulan suallar
Ancaq HR və digər rəhbərlər, məlumatların hamısını idarə etmək üçün ən yaxşı İK informasiya texnologiyasını seçdiyini və seçdikləri həll vaxt testinin dayandığını necə bilirlər?
İnsan Resursları informasiya texnologiyasının seçilməsi prosesində soruşmaq və cavab vermək üçün əsas suallar aşağıdakılardır.
- HR informasiya texnologiyası proqramının təmin etdiyi rahatlıq və ölçeklenebilirlik dərəcəsi nədir? İK mütəxəssisləri bir çox Excel elektron tabloları, verilənlər bazaları və kağız sənədlərindən məlumatları və lazım olan bütün digər sistemləri və məlumatlarla əlaqələndirə biləcəyi səviyyəni idxal edə biləcəyini müəyyən etməlidir.
Proqram birdən çox mənbələrdən məlumat ala və süzə bilməli olmalıdır. İdeal olaraq, bu proses də avtomatlaşdırılmalıdır. Bir çox onlayn qeydiyyatdan keçmə həlləri sistemlərini yeniləmək üçün daşıyıcıya gedə bilməmişdən əvvəl məlumatların manipulyasiya edilməsini tələb edir. Yeniləmə formatının, ötürülmə cədvəlinin və çatdırılma metodunun avtomatlaşdırılması faturalandırma və uyğunluq məsələlərini aradan qaldırmaq üçün kömək edə bilər. - Proqramın İK şirkətinin və faydaları daşıyıcı qaydalarına uyğunlaşa biləcəkmi? Həqiqətən bacarıqlı qeyd mühərriki hər bir qeydiyyat fəaliyyəti qiymətləndirir və istənilən dəqiqlik tələblərinə cavab vermək üçün nəzərdə tutulmuş xüsusi qaydalar, mesajlar, istəklər və variantları birləşdirir. Proqram təminatı şirkət və daşıyıcıların olduğu hər hansı bir uyğunluq qaydasına uyğun olmalıdır.
- İK informasiya texnologiyaları təşkilatı ilə böyümək və miqyasını artıra bilərmi? Şirkət yeni işçilərə , ofislərə, müavinət dəyişikliklərinə və qaydalarına görə işəgötürən kimi İK texnologiyanın inkişaf qabiliyyətini qiymətləndirməlidir. HR, bu elementlərin hər biri üçün hədlər barədə soruşmalıdır.
- İK informasiya texnologiyası proqramı digər sistemlərlə inteqrasiya edə bilərmi? Bordro və digər funksiyalar tez-tez fayda menecmenti ilə eyni məlumatın çox hissəsini bölüşürlər. Məlumat və digər işçilərin məlumatı bir sistemə daxil edildikdə, İK daha çox səmərə əldə edə bilər, digər sistemlə paylaşılır. İşçilərin işə götürülməsini təqib etmək başqa bir funksiyadır.
- Çözümün icrası və ya qurulması üçün kim məsuliyyət daşıyır? Təlimin hansı səviyyəsinə daxildir? Bəzi həllər müştərinin ilkin tətbiqlə çox məşğul olmasını tələb edir ki, bu da artıq məşğul HR administratorları üçün böyük ola bilər.
İK tələb olunan təlim və texniki ekspertizanın səviyyəsini və gözlənilən vaxtın səviyyəsini aydın şəkildə bilməli olmalıdır. Bu mövzuda həlli təmin edən tərəfləri sorgulayanlar əvvəlcə sadə görünə biləcək incə sahələrə fikir verə bilərlər, lakin əhəmiyyətli texnoloji təcrübəni ehtiva edirlər. İK daha sonra, həqiqətə tamamilə maneə törətmək, İK informasiya texnologiyaları dəyərini və ROI'yi potensial azaltmaq üçün belə çətin ola biləcək xüsusi vəzifələri müəyyən edə bilər. - Təlimin keçirilməsinə baxmayaraq, bir ittiham var? Təlimlərin xərcləri, həmçinin vaxtdan kənar səfərlər və off-site səyahət üçün səyahət xərcləri də daxil edilməlidir. İK kadr informasiya texnologiyasının qəbulunda iştirak edən bütün sərt və yumşaq xərclərdən xəbərdar olmalıdır.
- Məlumatlara kim sahib olacaq? Bu suala cavab İnsan Resursları təşkilatı olmalıdır . Şirkətlər məlumatlarını hər hansı bir ərizə xidmət təminatçısına (ASP) daşımalıdırlar. Məlumat daşıyıcının xüsusi serverində yerləşdirilsə, şirkət daşıyıcıları köçürmək üçün bəzən əlavə ödəniş ola bilər.
- Nə qulluq və təmir tələb olunur? Bir şirkətin yerindəki iş stansiyalarına və ya serverlərə proqram təminatı quraşdırıldıqda, o texnologiyaya mütəmadi yeniliklər tələb olunur və planlaşdırmaq və idarə etmək çətin ola bilər. İK məlumat texnologiyasına dair yeniliklər bir Xidmət (SaaS) modeli kimi bir Proqram Xidməti Provayderi (ASP) və ya Proqram təminatı vasitəsi ilə İnternetdə mövcud olan proqramlarla tez-tez avtomatik olaraq həyata keçirilir.
- HR informasiya texnologiyasına hansı təhlükəsizlik tədbirləri qoyulur ? Proqram təminatı online olaraq, bir ASP və ya SaaS modeli vasitəsi ilə təmin edildikdə, provayderi gündəlik zaxirələr, yedek serverlər təqdim etməlidir və qoruyucu qatlar əlavə etməlidirlər. Əlavə sistemlər və prosedurlar məlumatların icazəsiz heyət tərəfindən itirildikdən və ya əldə edilməsindən qorunmaq üçün olmalıdır. HR, digər idarəçilərlə məsləhətləşmələrdə, İK informasiya texnologiyasına və hansı səviyyəyə kimin icazə veriləcəyinə qərar vermək üçün müstəsna səlahiyyətə malik olmalıdır.
- İşçilərin fayda planlarına qoşulması və onların şəxsi məlumatları və plan seçimlərini real vaxtda dəyişə biləcəkmi? Kompüterə geniş yayılmış, ümumi giriş imkanı nəzərə alınmaqla, işçilərə giriş imkanı verilməlidir.
İşçilərin əhalisinin əksəriyyəti evdə internetə çıxış edir. Xidmətçinin özünə xidmət zamanı vaxt və pul qazanmaq üçün böyük potensial təmin edir. Yaxşı bir öz xidmət sistemi özləri və onların övladları haqqında məlumat daxil edərkən işçiləri düzgün yola yönəldəcəkdir.
Sistem, mövcud planları açıq şəkildə təqdim etməlidir və işçilərə səy göstərən proseslər boyunca bu hərəkətləri sadələşdirmək üçün onların rahatlığı ilə seçimlərini etməyə imkan verməlidir. Həmçinin, işəgötürənlər lazımi hallarda, gündə 24 saat, həftədə yeddi gün, il boyu, qardaşları əlavə etmək və məlumatları dəyişdirə bilərlər.
Təşkilatın İnsan Resursları informasiya texnologiyasının ehtiyaclarını qiymətləndirərkən bunlar cavablandırmaq üçün əlavə suallar.
- Texnologiya, İnsan Resurslarına kimə icazə veriləcək və hansı dərəcədə icazə veriləcəkdir? Həmçinin işə çıxışı təmin edən eyni damarın içində, texnologiya HR-i son sözlə ifadə etməlidir. HR, daşıyıcılara ötürülməzdən əvvəl bütün məlumatları təsdiq etmə səlahiyyətinə malik olmalıdır və işçilərin və digərlərinin əldə etdiyi ölçüləri müəyyən etməlidir.
- HR informasiya texnologiyasından hansı hesabat imkanları mövcuddur? Hesabat texnologiyası birdən çox baxış və format (elektron tablo, PDF, HTML), böyük şəkil qiymətləndirmə və qərar qəbuletmə prosesinin təkmilləşdirilməsi üçün aşağıda qazma imkanı təklif etməlidir. HR istənilən vaxt müəyyən planlara, görülən tədbirlərə və işçilərin demoqrafik məlumatlarında dəyişikliklərə və digər işçilərin məlumatlarına dair dəyişiklikləri qiymətləndirə bilməli olmalıdır.
- Proqramın HR vaxtını qurtarmaq üçün xüsusi xüsusiyyətləri təklif edirmi? İT öz bölmə ehtiyaclarından asılı olaraq, texnologiyanın texnologiya qabiliyyətlərini təhlil etmək, COBRA siyasəti üçün bildirişləri və hesablamaları idarə etmək, özünü faturalandırma və qanun layihələrini razılaşdırma alətlərini və xüsusi hesabatlarını təmin etmək imkanlarını öyrənmək istəyə bilər.
- Proqramın HR işçilərlə yaxşı ünsiyyət qurmasına kömək etmək üçün xüsusi xüsusiyyətləri varmı? Bəzi proqramlar, HR ilə bir sıra səviyyədə əməkdaşları ilə ünsiyyət qurmağı təklif edir: kütləvi elektron poçt, elektron bülleten paneli və xüsusi filter kriteriyaları (yer, şöbə, sığorta planı, qeydiyyat vəziyyəti, pensiya vəziyyəti və sair) vasitəsilə HR informasiya texnologiyaları sistemi. Ünsiyyət üçün bir sıra vasitələrə malik olma prosesləri daha da avtomatlaşdıra və HR-lərə daha yaxşı hədəf mesajları verməyə kömək edə bilər.
- HR informasiya texnologiyaları sistemi çek və balans vasitəsi təmin edirmi? HR-lərin əməliyyatları təsdiqləməsinə əlavə olaraq, bir çox insan informasiya texnologiyaları sistemi HR sisteminin məlumatları ilə razılaşdıqdan əmin olmaq üçün daşıyıcının auditoriyasında auditor kimi xidmət etməsi üçün imkan verir. Bu ola bilər:
daşıyıcı fakturalarının düzgünlüyünü,
vaxt və pul qazanmaq,
- işçilərin qeydiyyatı və vaxtında çatdırılmasında iştirak edir
- işçilərin qayğı göstərdiyi zaman uyğunluq təsdiqlənməsi.
- Taşıyıcılarla məlumat mübadiləsi necə olacaq? Və bu qarşılıqlı əlaqə kimlərdir? İK informasiya texnologiyaları sisteminin inteqrasiyası yalnız proqram təminatının əlaqəsi olan daşıyıcıların sayı ilə deyil, imkan verən əlaqə növü sayəsində qiymətləndirilməlidir. Tərəfdaşlarla səmərəli idarəetmə proqramı vasitəsilə uğurlu qarşılıqlı əlaqələrin təmin edilməsi, o cümlədən bir çox addımları tələb edir:
- ilkin tətbiq məlumatlarının siyahıya alınması;
- davam edən informasiya mübadiləsi üçün ilkin inteqrasiyanın qurulması;
- məlumatın dəqiq alınması və dəqiq tətbiq olunması üçün gündəlik və ya həftəlik qarşılıqlı əlaqələndirmə;
davam edən yenilikləri nəzərdən keçirmək;
- qeydiyyatdan keçmək üçün taşıyıcı tələbləri tənzimləyicilərə uyğun olaraq yerinə yetirilir; və
- məlumat mübadiləsinin əlaqəsini yaxşılaşdırmaq üçün hər daşıyıcı ilə proaktiv əlaqələr qurmaq.
Hər bir vəzifə üçün məsuliyyət daşıyan kimin olduğunu bilmək bir məhsulu tam olaraq anlamaq üçün vacibdir. Hər bir proqram təminatçısı yuxarıda göstərilən vəzifələrin bir qismini, hamısına, təmin etmək üçün müxtəlif səviyyədə inteqrasiya səviyyəsini təklif edəcəkdir. HR, şirkətin seçilmiş daşıyıcıları ilə davamlı, davamlı, davamlı əlaqələr göstərən satıcılar ilə işləməlidir.
Bir çox provayder daşıyıcı tərəfindən qəbul edilə bilən və ya qəbul edilə bilməyən ümumi ANSI 834 faylının ötürülməsini təmin edir, tez-tez qrupun ölçüsündən təsirlənən bir faktor. Menecerlər, problemlərin qarşısını almaq üçün hər daşıyıcının ehtiyaclarına uyğunlaşdırılmış təmiz, etibarlı köçürmələri (əməliyyatın uyğunluğunu təmin) təmin edən provayderlər üçün baxmalıdırlar. Onlar daşıyıcının öz xüsusi transfer dili ilə qarşılıqlı əlaqəli EDI (elektron məlumat mübadiləsi) şöbəsi olan provayderlərə də baxmalıdırlar.
- Müştəri xidmətinin hansı səviyyədə təmin olunur? Xidmət üçün əlavə haq varmı? HR, verilən köməyi əldə etmək səviyyəsini və bir verilənlər bazası, onlayn chat, e-poçt dəstəyi, canlı şəxslə söhbətlər və ya birləşməsi vasitəsilə müştəri xidməti online yardımı təşkil etməlidir. Faydaların və digər İK məlumatlarının həssaslığını nəzərə alaraq, menecerlər kömək edə biləcək birbaşa əlaqəli müraciətdən 24 saat ərzində sorğulara cavab verməlidirlər.
- İK informasiya texnologiyaları sisteminin dəyəri nədir və bu imtiyazlardan daha ağırdır? HR, təqdim olunan faydalarla yanaşı, illik, aylıq və birdəfəlik ödənişlər də daxil olmaqla İK informasiya texnologiyaları sisteminin tam dəyərini qiymətləndirməlidir. Bir az daha bahalı sistem işçilərə öz qeydlərini qorumağa və daha çox rahatlıq, vaxt qənaət və düzgünlük təmin etməyə imkan verən xüsusiyyətlərdən fərqli olaraq ödənişdən çox ola bilər. Bu amillər HR informasiya texnologiyaları sisteminin seçilməsində nəzərə alınmalı və çəkilməlidir.
İK informasiya texnologiyaları sisteminə olan tələbat artır. HR işçiləri kadr informasiya texnologiyaları sistemlərində geniş seçim variantları taparkən, mövcud olan bütün variantları analiz etmək və çəkmək üçün getdikcə əhəmiyyətlidir.
HR informasiya texnologiyaları sisteminin seçilməsi şöbə və şirkətin ehtiyacları ilə böyüyəcək bir investisiya kimi nəzərdən keçirilməlidir. Bu suallar sizi şirkətiniz üçün müvafiq İK informasiya texnologiyaları sisteminə aparacaq.